E-mail de solicitação do inventário
Recebimento do e-mail com a solicitação do inventário, link de acesso e informações de login.
Termo de Abertura
No primeiro acesso a plataforma, antes do início do inventário em si, o responsável deve ler o termo de responsabilidade do inventário, assistir o vídeo explicativo e concordar com o termo, dando ciência que o mesmo é o responsável pela veracidade das informações imputadas.
Realização do Inventário
Nesta etapa o responsável deve cadastrar e/ou revisar os bens já cadastrados, completando informações, informando a condição de uso do bem e anexando fotos como prova se necessário.
Notificação de Encerramento
Uma vez que o responsável realize o inventário de todos os itens, ele notifica o administrador através do sistema que o inventário dos bens sobre sua responsabilidade foi concluído.
Feito isso, o administrador do sistema irá receber uma notificação e deverá validar o inventário, isto é, conferir se todas as informações relevantes foram preenchidas, se as fotos tem qualidade, conseguem identificar o bem, etc.
Se houver algum ajuste a ser realizado, o administrador notifica pelo sistema qual bem e o que deve ser revisado e o usuário então deve revisar e notificar mais uma vez o encerramento da etapa. Se não houver a necessidade de ajustes, então o inventário é validado e o usuário recebe por e-mail uma notificação que o inventário virtual foi concluído com sucesso com um relatório dos bens em sua posse.
FAQ:
Confira abaixo as dúvidas mais comuns sobre o inventário virtual:
Caso o usuário receba o e-mail do inventário, mas não realize o inventário ou inicie o inventário, mas não finalize, o sistema envia automaticamente notificações das pendências para o usuário e depois de uma quantidade de tentativas determinada pelo gestor, notifica o administrador para a tomada de outras ações.
Como mencionado anteriormente, essa solução é indicada para situações de home-office com bens em posse do colaborador ou para empresas que possuam seu imobilizado pulverizado em muitos locais com poucos itens em cada local. Outra aplicação, porém de menor uso, é da utilização da solução para o inventário em poder de terceiros.
O inventário virtual é uma ferramenta que serve como complemento ao processo de inventário físico normal realizado, não sendo um substituto do inventário tradicional. Em locais com grandes quantidades de itens, a abordagem tradicional ainda é a mais indicada.
O maior problema dessa modalidade é a falta de engajamento dos responsáveis para a realização do inventário, portanto para o sucesso do processo é de fundamental importância o apoio da alta gestão para o maior comprometimento dos responsáveis.
Outro possível problema é a menor qualidade do inventário, porém esse problema pode ser minimizado com instruções claras dos procedimentos e informações que devem ser coletadas e com um bom processo de revisão e aprovação do inventário pelo administrador.