Planejamento inicial (diagnóstico):
A primeira etapa do processo de Inventário Patrimonial é o diagnóstico da situação atual, coleta de informações e documentos contábeis, análise das necessidades e definição do planejamento macro do projeto com base nos serviços contratados e nas necessidades específicas e objetivos de cada empresa.
Inventário Físico:
O inventário físico do imobilizado ou tombamento dos ativos conta com as etapas de vistoria física, identificação e colocação das etiquetas patrimoniais nos bens, coleta de dados com a utilização do software de inventário patrimonial AfixInv Android, padronização das descrições e classificação dos dados e emissão de relatórios com os resultados do processo de inventário em campo.
O inventário físico também pode ser realizado utilizando as tags de RFID.
Levantamento Contábil
A etapa de Levantamento Contábil tem por objetivo validar todas as informações registradas na contabilidade ou no Sistema de Controle Patrimonial da empresa através dos seguintes procedimentos:
- Análise da base analítica dos bens contábeis registradas no sistema de controle patrimonial;
- Verificar se os itens estão registrados corretamente.
- Pesquisar as notas fiscais de aquisição para perfeita identificação dos bens, valores e datas. (reconstituição contábil)
- Padronização das descrições
- Valorização individualizadas dos bens contabilizados por totais de NF, Projeto ou OS.
- Fechamento anual, conta a conta, com os balanços patrimoniais dos últimos cinco anos
- Diagnóstico fiscal, a partir de revisões nos mapas de depreciação
- Cálculo ideal da depreciação e correção monetária acumulada item a item e ajuste com os saldos contábeis da data base estabelecida em comum acordo
Cotejamento:
O objetivo do cotejamento é validar as informações registradas na contabilidade e no sistema de controle patrimonial, e ou na base reconstituída através dos registros contábeis e documentos, conciliando com as informações obtidas no inventário físico (itens físicos).
Nesta etapa será utilizado o exclusivo AfixCotej – Sistema de Conciliação Físico Contábil, onde todos os históricos do processo serão armazenados em banco de dados, de maneira que possamos realizar uma auditoria do processo utilizado (Relação De –> Para).
Saneamento:
É a fase final do projeto de Inventário Patrimonial, e seu objetivo é eliminar as sobras contábeis e sobras físicas, analisando caso a caso as causas e buscando soluções. As sobras são ocasionados devido a:
- Diferenças na descrição do bem, entre a base contábil (geralmente técnica do fornecedor) e base física (descrição funcional do item);
- Em função dos itens órfãos em cadastro, ou seja, são itens que fazem parte de algum item principal (pai), mas que na hora da contabilização foram registrados como se fosse um item e precisam ser reagrupados a um item principal;
- Contabilização por totais de NF ou Projetos: falta detalhamento ou individualização na base contábil; nestes casos, será necessário a pesquisa nos documentos de compra dos bens;
- Descrição incompleta dos itens na base contábil: muitas vezes quem procede à contabilização não toma o devido cuidado para descrever o item, informar a marca, modelo e número de série, etc, o que torna impossível proceder a uma conciliação dos itens;
- Problemas em procedimentos internos (baixas não registradas na contabilidade, bens contabilizados incorretamente, etc);
- Outros (furtos, sinistros, etc).
Eliminadas todas estas causas, e se ainda persistir na existência de sobras físicas e contábeis, e não tendo mais nenhum outro recurso para solucionar a questão, pode-se efetuar a apropriação dos valores contábeis não conciliados, base proporcionalidade aos valores avaliados dos itens físicos não confrontados, com o intuito de não alterarmos valores totais por conta, nem mesmo a cota de depreciação mensal de cada uma das contas contábeis.
Finalizando esta fase, teremos a base de todos os bens: Conciliados, sobras físicas e sobras contábeis, no novo cadastro sendo que as sobras contábeis e as sobras físicas são transferidas para um centro de custo e conta contábil específicos para análise e verificações futuras, caso seja necessário.
