13 Perguntas que Você Devia Fazer aos Vendedores de Softwares Patrimoniais
Você já estudou bastante sobre a gestão patrimonial e entendeu que um sistema é bem melhor do que uma planilha para fazer o controle, certo? Mas você sente que existem muitas opções no mercado e ainda não está decidido qual solução escolher?
A gestão patrimonial é essencial para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande. Felizmente hoje existem vários métodos para controlar os bens de uma companhia e vão desde ferramentas simples como fichas impressas e planilhas até softwares completos que fazem cálculos de depreciação.
Entretanto, após o gestor ter a percepção que é necessário adquirir um software patrimonial para otimizar sua gestão, ele entra em um novo desafio: por qual software ele deve optar?
E é aí que os vendedores de softwares entram: estes especialistas devem estar preparados para esclarecer todos os tipos de dúvidas em relação às soluções patrimoniais, desde sobre a sua usabilidade, valores de planos e ainda suporte técnico e controle de dados.
Mas você sabe o que perguntar à um vendedor? Confira estas questões e faça um checklist junto com o especialista de software antes de contratar qualquer solução:
Primeiro: Controles importantes em um Software Patrimonial
1. O sistema faz cálculos contábeis?
Esta primeira questão é bem focada para os profissionais de contabilidade e os responsáveis pela gestão dos bens da empresa: se ela precisa de um controle patrimonial mais completo, você precisa perguntar se o sistema faz cálculos, como:
- Cálculo de depreciação fiscal: de acordo com a lei IN 162;
- Cálculo de depreciação societária (contábil por vida útil econômica);
Além disso, um bom sistema, além de realizar os cálculos também disponibiliza um demonstrativo da apuração das diferenças entre as duas depreciações para apuração de resultados.
Então, se sua empresa é obrigada a realizar tais cálculos, não deixe de conferir se o sistema de patrimônio possui esta funcionalidade que otimiza muito o tempo de gestão patrimonial.
2. Atende todas as normas e leis contábeis?
Assim como o tópico anterior, verifique se o software que você está analisando atende as diversas leis contábeis e se a solução é atualizada frequentemente para continuar atendendo qualquer mudança que as leis possam vir a ter.
Leis que influenciam diretamente o controle patrimonial:
- IFRS;
- DL 3.000 (IRPJ);
- Leis: 11.638, 11.941 e 12.973 (critérios contábeis - organização e controle do ativo imobilizado);
- CPCs;
- USGAAP;
3. O sistema consegue atender várias filiais, empresas e moedas ao mesmo tempo?
Dê preferência para soluções multi-filiais, multi-empresas e multi-moedas, pois desta forma você evitará estresses para integrar as informações de diversos locais diferentes ou mesmo de moedas diferentes.
Não esqueça ainda de pensar grande: por mais que seu negócio não faça parte de um grupo de empresas ou mesmo não tenha outras unidades espalhadas pelo país, opte por um sistema que atenda as necessidades de várias filiais e unidades ao mesmo tempo, afinal, quando você passar por um processo de expansão, não terá problemas para atualizar seu controle patrimonial.
4. Emite relatórios e faz segmentações?
Após fazer a organização do ativo imobilizado com seu novo sistema, você provavelmente buscará os resultados que esta gestão gerou, não é mesmo?
Não se esqueça de perguntar sobre a geração de relatórios no software patrimonial. E não pergunte simplesmente se existem relatórios, mas sim como você consegue emiti-los, como é a visualização, se você consegue gerar relatórios segmentados e personalizados para sua empresa, entre outros.
Segundo: Perguntas gerais para contratação de um software
5. Como é feita a segurança dos dados?
Nesta questão, você precisa descobrir como os seus dados ficarão salvos durante a contratação do sistema.
É importante perguntar também sobre backup: é feito frequentemente? Como é armazenado? Como é o acesso do usuário a tal backup?
Pergunte ainda sobre em qual Data Center os dados são armazenados. Os data centers precisam ser de confiança e conter certificados que confirmem a expertise e a real segurança do mesmo.
6. O software é SaaS (sistema como serviço)?
Esta modalidade de contratação é bem comum nas empresas fornecedoras de software e o motivo é a praticidade que ela oferece.
Antigamente, para comprar um software, a empresa contratante precisava ter um servidor próprio, além de todo o cabeamento que ligava todos os computadores da empresa e também contratar planos de suporte técnico caríssimos devido às locomoções para cada atendimento ser feito.
Hoje em dia, devido a modalidade SaaS, toda esta estrutura não é mais necessária, pois os sistemas em SaaS são completamente fornecidos através da internet (nuvem). Ou seja, você pode contratar a solução e não precisará ficar responsável pela parte técnica, pois o fornecedor do software de patrimônio já estará cuidando disso para você.
Por isso, não deixe de perguntar sobre a modalidade SaaS e de tentar dar prioridade a ela.
7. É possível fazer integração com outros sistemas?
É quase impossível trabalhar usando apenas uma ferramenta nos dias de hoje, não é?
Pergunte ao vendedor se o software patrimonial tem integração com outros sistemas, como por exemplo com o ERP atual da sua empresa. O fornecedor do sistema precisa oferecer este serviço, afinal, se você está contratando um sistema, é por quê não quer ter retrabalhos.
Boas empresas oferecem interfaces de diversas maneiras ou até mesmo uma integração mais simples com exportação e importação. Não esqueça de perguntar os tipos de integrador oferecidos e com quais soluções do mercado é possível integrar.
Além disso, é muito importante que o seu sistema patrimonial tenha integração com um sistema de inventário. O controle do inventário e as revisões constantes dele são parte essencial do controle patrimonial, então, se o seu software patrimonial tiver esta ligação com o de inventário, o processo ficará muito mais fácil e automatizado.
Um exemplo prático são as integrações dos sistemas Afixpat e Afixbase com o sistema de inventário Afixinv da Afixcode, onde é possível atualizar em tempo real as informações do inventário enquanto o mesmo está sendo revisado pela equipe de campo.
8. Existem níveis de usuários nas configurações do sistema?
Os níveis de usuários ajudam você a dar os controles certos para as pessoas certas. Assim, apenas gestores e diretores poderão aprovar movimentações delicadas no sistema, como bens de alto valor, por exemplo.
Além disso, você poderá limitar os acessos dos colaboradores e liberar apenas alguns segmentos do sistema. Desta forma, as rotinas dos usuários serão facilitadas e o acesso será mais prático.
9. O sistema é atualizado constantemente?
Sistemas bons são aqueles que não ficam obsoletos pois possuem atualizações frequentes e pensando no segmento de patrimônio, esta questão fica ainda mais importante devido às frequentes mudanças feitas nas leis contábeis, que sempre ocasionam também em alterações nos softwares patrimoniais. Um exemplo seria a lei IFRS 16 que teve suas últimas atualizações há pouquíssimo tempo, em 2018 e 2019.
Por isso, não esqueça de pedir para a empresa que você pretende contratar um “changelog” de atualizações, isto é, a lista das últimas novidades liberadas do sistema e as correções que fizeram no mesmo.
Se as últimas alterações foram feitas no último mês, quer dizer que a empresa se dedica e que atualiza e corrige o sistema pelo menos mensalmente.
10. Como funciona o suporte técnico?
O mundo está cada vez mais automatizado, o que é bom, pois conseguimos economizar muito tempo. Entretanto, quando se trata de suporte técnico, o contato pessoal e humanizado pode ajudar bastante.
Faça a análise do perfil da sua empresa e perceba como é a cultura atual: os colaboradores preferem autoatendimento e podem reportar os problemas através de emails, chats e tickets? Ou o perfil é mais conservador e é essencial que tenha uma pessoa sempre disponível para conversar ao telefone e fazer acessos remotos no computador?
Perceba todas estas opções e entenda qual delas se encaixa melhor no perfil dos futuros usuários do sistema e em seguida converse com o vendedor de software patrimonial para montar o melhor plano de suporte técnico para você, de acordo com o perfil da sua companhia.
11. Como é formado o contrato?
Verifique ainda o contrato de forma geral: primeiro confira como é a forma de contratação, se é necessário um período fixo de fidelidade ou se é possível fazer contratos mais flexíveis, como por exemplo de renovação mensal.
Leia ainda as cláusulas do contrato: veja as suas responsabilidades como contratante e as da empresa contratada, analise os termos sobre o cancelamento do mesmo e o que fica garantido à sua empresa, veja se o plano de suporte e os valores são os mesmos combinados com o vendedor, compare com contratos da sua própria empresa e não tenha medo em solicitar novas cláusulas ou alterações.
12.Como funciona o início da implementação e o processo de migração de dados?
A empresa contratada precisa ter definido um cronograma padrão, pelo menos para o início dos trabalhos.
Geralmente, após o acerto comercial e o andamento do contrato, é possível que a implantação do sistema inicie. A empresa fornecedora do software patrimonial deve enviar ao cliente um “layout de implantação”, ou seja, um modelo de planilha para que o contratante preencha com os dados que serão incluídos no novo sistema contratado.
Caso sua empresa já tenha um sistema e agora você precisa migrar todos os dados já existentes, incluindo históricos antigos, converse sobre esta possibilidade com o vendedor do software, pois há diversas maneiras possíveis para executar esta parte do serviço, o importante é você alinhar como será feito e o prazo também.
13.Existe período de testes na plataforma?
Agora que você tirou várias dúvidas com o vendedor de software, é a hora de colocar a mão na massa e testar o sistema.
Com este período de testes, você pode colocar em prática e tirar a prova que tudo o que foi prometido na fase de venda realmente consta no sistema.
Teste o sistema sempre com um bloco de notas ao lado, anote novas dúvidas e não se esqueça de que os vendedores estarão sempre à disposição para novos esclarecimentos, até que você se sinta confortável.
Esclareça tudo que você precisar e não deixe de testar a solução escolhida
Se você está nesta fase de esclarecimento de dúvidas com o vendedor de software, antes de tudo, reveja o planejamento da sua empresa, o escopo do projeto, visite os departamentos (principalmente de contabilidade, financeiro e patrimonial) e verifique quais são as maiores dificuldades. O mais importante aqui é tirar não somente as suas dúvidas mas também dos futuros usuários do sistema.
Após este levantamento interno, faça as perguntas citadas neste artigo e ainda não perca a oportunidade de fazer testes no sistema antes da contratação.
Para esclarecer e conseguir fazer todas as perguntas citadas, você pode:
- Marcar reuniões com os vendedores, tanto remotas quanto presenciais;
- Participar de telefonemas com especialistas do software ou mesmo com a equipe de suporte técnico
Não deixe esta fase de dúvidas passar rapidamente e de forma duvidosa, afinal, um software de patrimônio é ferramenta essencial para os controles de uma empresa e ficará anos ajudando seu negócio e sua equipe a alcançarem melhores resultados, por isso, analise com muita cautela e faça a escolha correta.
