Software para Controle de Ativos: Porque e Quando Implantar
Implantar um software para controle de ativos não é apenas uma questão de acompanhar tendências tecnológicas, mas uma necessidade estratégica para garantir a precisão no rastreamento, manutenção e contabilização dos ativos (atendimento às normas).
Fazer o controle patrimonial da sua empresa é um assunto cada vez mais abordado nos últimos tempos principalmente pelo momento que estamos vivendo, focado na redução de custos.
Apesar de ainda existirem empresas e gestores que enxergam o controle patrimonial como algo de custo elevado e meramente para adequação de normas legais, essa é uma percepção equivocada.
Isto porque a importância desse controle vai além de um procedimento simplesmente burocrático onde, é visível a melhora da estrutura organizacional de empresas que adotaram o procedimento de controle do seu patrimônio. Ou seja, não fazer esse controle trará grandes dificuldades em gerenciar a empresa de forma correta.
Aqui vou apontar 8 sinais que se sua empresa estiver passando, está na hora de investir em um software de controle de ativos:
- O que é um Software de Gestão de Ativos?
- 9 Sinais que mostram que está na hora da sua empresa adotar um Software para Controle de Ativos
- 1. Tem um alto índice de perdas e quer otimizar o processo de compras de ativos?
- 2. Você nota que há desvios ou furtos dos bens da empresa?
- 3. Pretende fortalecer a imagem da empresa diante o mercado?
- 4. Sua empresa possui mais de uma unidade?
- 5. A empresa presta serviço com seu patrimônio ou com locação de Máquina e Equipamentos?
- 6. Tem problemas em provar a veracidade das informações colhidas em inventário?
- 7. O volume de dados tornou complicada e demorada a organização e atualização da sua planilha de Controle Patrimonial?
- 8. É difícil compartilhar os dados com outros usuários da sua equipe?
- 9. Atendimento às normas fiscais e contábeis
- Qual a Importância de um Software de Gestão de Ativos?
- Agora é a hora de fazer mudanças!
O que é um Software de Gestão de Ativos?
Um software de gestão de ativos é uma ferramenta tecnológica projetada para ajudar empresas a monitorar, rastrear e gerenciar seus ativos de forma eficiente.
Esses ativos podem incluir equipamentos, veículos, imóveis, equipamentos de informática e qualquer outro recurso tangível que a empresa possua. O software oferece funcionalidades como registro detalhado de ativos, mapeamento de localização, agendamento de manutenção e geração de relatórios analíticos, facilitando a gestão e a tomada de decisões.
Adoção de Ferramentas de Patrimônio no Brasil
Em nossa Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, perguntamos aos profissionais a respeito da adoção de softwares para controle dos ativos por parte das empresas que eles trabalham. Como resultado, percebemos que 85,4% das empresas já adotam algum tipo de solução automatizada para gestão de ativos.
O maior número dos respondentes (51,1%) apontou que optam por utilizar o módulo de ERP já em uso no negócio, enquanto outros 25,2% das empresas optam por sistemas especialistas, desenvolvidos por empresas terceiras.
9 Sinais que mostram que está na hora da sua empresa adotar um Software para Controle de Ativos
A decisão de adotar um software para controle de ativos pode ser impulsionada por uma série de fatores e sintomas que indicam que a gestão atual está aquém do ideal.
Abaixo, falaremos sobre os 9 sinais mais claros de que chegou a hora de sua empresa dar esse importante passo. Confira e veja se a sua organização se identifica com algum desses pontos.
1. Tem um alto índice de perdas e quer otimizar o processo de compras de ativos?
Se sua empresa apresenta um alto índice de perdas em ativos, como a troca de equipamentos que não atendem mais a determinada atividade e são descartados sem análise prévia, é hora de reavaliar suas práticas.
Organizar e manter o controle patrimonial sempre atualizado é essencial para garantir que esses ativos sejam analisados adequadamente, verificando se podem desempenhar outras funções e assim evitar desperdícios desnecessários.
2. Você nota que há desvios ou furtos dos bens da empresa?
Se você já notou que, por menores que sejam, ocorrem furtos ou desvios de bens da empresa, está na hora de controlar seus bens.
Uma boa gestão dos ativos certamente reduzirá esses índices. Mesmo que a incidência de furtos seja baixa, com o tempo, ela pode aumentar e causar impactos no patrimônio da empresa caso não seja realizado um controle adequado.
Um software de controle de ativos pode auxiliá-lo nessa questão com algumas funcionalidades muito interessantes como por exemplo: termo de responsabilidade, relatórios que trazem informações cadastrais e fotos do ativo e até mesmo o histórico dos mesmos.
3. Pretende fortalecer a imagem da empresa diante o mercado?
No mercado de trabalho atual, empresas que mantêm uma boa gestão patrimonial acabam tendo maior credibilidade com seus stakeholders, acionistas e parceiros.
Caso um dos objetivos estratégicos da sua empresa seja ter uma boa relação com esse público, ter uma gestão de ativos eficaz demonstra eficiência em seus processos e zelo com o patrimônio da organização.
4. Sua empresa possui mais de uma unidade?
Negócios com múltiplas unidades, como filiais ou matriz, frequentemente enfrentam desafios no controle de seus bens.
Com unidades descentralizadas, a organização e os processos exigem mais atenção. Sem uma boa ferramenta de gestão patrimonial, você pode enfrentar estresse, trabalho excessivo e perda de capital, entre outros problemas.
Se essa é a sua situação, é hora de reconsiderar e começar a gerenciar seus bens de forma adequada.
5. A empresa presta serviço com seu patrimônio ou com locação de Máquina e Equipamentos?
Quando máquinas, equipamentos ou qualquer outro ativo saem da empresa, seja para prestação de serviço ou locação, é de extrema importância ter um bom controle patrimonial. Isso garante que os ativos sejam devidamente controlados e protegidos contra avarias, perdas ou furtos.
Por exemplo, se uma empresa de construção aluga uma retroescavadeira para um projeto externo, um sistema de controle patrimonial permite mapear o uso da máquina, garantindo sua manutenção adequada e prevenindo perdas financeiras devido a danos não registrados ou extravios.
6. Tem problemas em provar a veracidade das informações colhidas em inventário?
Se a sua empresa ao realizar o inventário físico não consegue provar a veracidade das informações por ter um excesso de bens que foram movimentados de um local para o outro, também está na hora de avaliar a implantação de um software de patrimônio.
Um bom sistema de controle de ativos permite que você faça a gestão das movimentações dos bens de forma rápida e intuitiva. Com isso, ao realizar processos de inventários ou revisões, você não vai encontrar "surpresas" em relação a bens não localizados ou que foram movimentados sem um devido registro no sistema.
Além disso, os bons sistemas possuem a capacidade de vinculação de diversas fotos para o bem, o que aumenta a confiança nas informações cadastradas.
7. O volume de dados tornou complicada e demorada a organização e atualização da sua planilha de Controle Patrimonial?
Se sua empresa faz o controle patrimonial hoje através de planilhas Excel, com certeza passará por algumas dessas dificuldades:
- Desorganização;
- Obsolescência das informações;
- Despadronização;
- Insegurança em sua planilha;
Em empresas com poucos ativos e em que somente uma ou poucas pessoas têm acesso e controle da planilha, o uso do Excel para controle de ativos pode ser uma alternativa. Porém, conforme a empresa cresce, aumentam os ativos e se torna necessário que mais pessoas tenham acesso e façam o controle dos ativos, chega um ponto onde o controle por meio de planilhas se torna inviável.
Além disso, o Excel tem a deficiência em apresentar essas informações de maneira incompleta, pois não há relatórios, fotos dos bens, termos, histórico, entre outros recursos que são comuns numa ferramenta dedicada. Se esse for seu caso, recomendamos aderir a um software de controle de ativos.
8. É difícil compartilhar os dados com outros usuários da sua equipe?
Como mencionado acima, se sua empresa utiliza uma planilha para controlar seus ativos, distribuir essa planilha para a equipe em campo durante uma revisão ou inventário futuro será uma dificuldade que não ocorreria com um sistema dedicado para essa finalidade.
Afinal, com uma planilha, a coleta de dados ficaria inviável, incompleta, errada, além de ser um método totalmente offline podendo acarretar de um técnico inventariar a mesma área que outro técnico já inventariou anteriormente.
Além disso, na planilha, não há uma ferramenta de comunicação que poderia alertar online se um item já foi inventariado, evitando duplicidades na base de dados e otimizando o tempo da equipe. Essa funcionalidade é facilmente fornecida por um software patrimonial, de maneira rápida e intuitiva.
9. Atendimento às normas fiscais e contábeis
Atualmente para a gestão do ativo imobilizado, para atender as exigências fiscais e contábeis, o sistema de controle patrimonial deve controlar (calcular) a depreciação em no mínimo esses 2 cenários (fiscal e contábil). Para evitar erros e controles paralelos é fundamental uma boa ferramenta que possibilite o cálculo de diversas moedas.
Qual a Importância de um Software de Gestão de Ativos?
A utilização do software para controle de ativos é importante para a gestão dos recursos de uma empresa. Esse tipo de software proporciona uma série de benefícios que vão desde a melhoria na organização e acompanhamento dos ativos até a otimização dos custos operacionais.
A implementação de um software para controle de ativos é uma prática indispensável para empresas que buscam melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos e manter a conformidade regulatória, ao mesmo tempo em que promovem uma gestão mais inteligente e integrada de seus recursos.
Quais os Benefícios de Implantar um Software para Gestão de Ativos?
Redução de Custos Operacionais:
Implementar um software de gestão de ativos ajuda a identificar ativos subutilizados ou obsoletos, permitindo a redistribuição ou alienação destes recursos, o que resulta em economia de custos.
Aumento da Eficiência e Produtividade:
Com um sistema automatizado, a gestão de ativos torna-se mais eficiente, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas estratégicas. A automação de tarefas como a notificação de manutenções preventivas garante que os ativos estejam sempre operacionais, minimizando o tempo de inatividade.
Melhoria na Tomada de Decisões:
O acesso a dados precisos e em tempo real facilita a análise de desempenho dos ativos e a tomada de decisões informadas. Relatórios detalhados permitem que a empresa planeje melhor seus investimentos e manutenção.
Conformidade e Redução de Riscos:
Um software de gestão de ativos ajuda a garantir que todos os ativos estejam em conformidade com as normas regulatórias e padrões da indústria, reduzindo riscos legais e financeiros.
Agora é a hora de fazer mudanças!
Se sua empresa passa por alguma dessas dificuldades apontadas acima, está sim na hora de trocar a planilha de Excel e ter uma ferramenta de gestão patrimonial ideal para sua empresa.
A AfixCode oferece uma gama de soluções para a gestão de ativos da sua empresa. O AfixBase é uma ferramenta online que permite a gestão do cadastro dos ativos de forma ágil, prática e eficiente.
Já o AfixPat abrange o controle físico, contábil e societário, sendo um sistema multi-filial e multi-moedas com diversas opções de cálculos de depreciação, disponível na versão desktop e web. Com mais de 40 anos de experiência em desenvolvimento de softwares de gestão de ativos, o AfixPat atende a todas as normas e leis dos setores privado e público, oferecendo suporte técnico diferenciado com uma equipe de profissionais qualificados da Afixcode.
Além disso, para otimizar o processo de inventário físico patrimonial, oferecemos o AfixInv, que reduz em até 10 vezes o custo total do inventário. Integrado ao AfixBase ou AfixPat, o AfixInv permite o acompanhamento em tempo real e automático do inventário físico em campo, utilizando celulares e tablets que sua equipe já possui. Com uma variedade de recursos para um inventário completo e inteligente, o AfixInv facilita o processo, reduzindo o tempo necessário para realizá-lo.
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