5 Motivos Porque o Excel Não Permite o Controle de Ativos Eficaz
Por quais razões você tem interesse em ter o controle dos seus ativos? Caso você seja um empresário que busca ter organização em sua empresa, o motivo é muito simples: cuidar e gerenciar da forma correta seu patrimônio, saber quais são os bens da sua empresa, a quantidade de cada um deles, onde estão localizados e de quem é a responsabilidade sobre cada um dos ativos.
Como você notou acima, esta resposta é muito simples de ser dada e até mesmo, eu diria, óbvia. Além dos motivos citados, podemos notar também que uma empresa é criada para dar lucro e só é possível medir a eficácia de um empreendimento pela sua rentabilidade.
Por isso, se você não estiver fazendo um bom controle do seu patrimônio, pode estar perdendo dinheiro atoa, apenas por não controlar seus ativos.
A maneira que uma pequena empresa gerencia seu negócio hoje pode definir seu futuro. Não fazer o controle eficaz dos ativos pode custar mais caro do que você imagina.
Fazer seu controle de ativos no Excel pode parecer mais prático e mais acessível monetariamente, principalmente no começo da empresa. Porém, se você deseja que sua empresa cresça, em breve esta ferramenta não será mais benéfica. Por isso, para que você não tenha esse problema, é melhor investir no início e ter uma base sólida visando crescimento.
Mas você deve estar se perguntando: porque o Excel me dará prejuízo?
Isso ocorre porque as planilhas de dados tem diversas deficiências que você pode não estar enxergando e elas geram mais prejuízos do que você imagina para a sua empresa.
Por isso, neste artigo vamos abordar os motivos para você refletir a respeito, que ocorrem com bastante frequência em empresas de pequeno e médio porte que fazem seu controle de ativos em Excel.
Motivos Porque o Excel Não Permite o Controle de Ativos Eficaz
1. Aumenta a chance de erros e demanda muito tempo
Registrar e atualizar uma grande quantidade de itens nas planilhas do Excel aumenta muito as chances de que você ou alguém da sua equipe se perca e fracasse na organização dos ativos, principalmente se os itens em sua empresa costumam ser deslocados com frequência.
Isso vai demandar um tempo gasto sem necessidade, ou seja, tempo perdido que sua equipe poderia investir em atividades mais lucrativas. Além disso, validando informações diariamente sua equipe terá um trabalho que facilmente poderia ser sanado de outra forma.
Ao utilizar um software de patrimônio que seja integrado a uma ferramenta de inventário físico, esse processo se torna automático e não depende de um trabalho manual de alguém digitando os dados.
Esse é um recurso que os softwares da Afixcode proporcionam, já que o Afixinv, software de inventário físico para coleta em campo é totalmente integrado aos softwares Afixpat e Afixbase, que fazem a gestão dos ativos.
2. Limitação do acesso por vários usuários
O Excel se torna limitado quando o controle do patrimônio deve ser feito por mais de um indivíduo. Quanto mais pessoas gerenciando algo que não tem uma atualização em tempo real, maior a chance de acontecer um problema devido a falta de acompanhamento e comunicação.
Imagine que durante um período do dia foi colocado em uma planilha algumas cadeiras que estavam localizadas no refeitório de sua empresa, e antes que essa planilha fosse atualizada, em seguida, outro profissional vem, e adiciona as mesmas cadeiras. No final do dia, ambos atualizam essas informações, infelizmente, seu trabalho ao final do projeto, aumentará, grande parte do seu trabalho será de revisar e corrigir o trabalho feito.
Hoje, isso pode ser evitado, trabalhando de uma forma mais inteligente, usando a tecnologia a seu favor.
3. Acompanhamento do inventário em tempo real
Um argumento forte que demonstra na prática a economia de horas despendidas por seu colaboradores é a possibilidade de acompanhar em tempo real o que cada colaborador da equipe adicionou ao inventário, evitando duplicações de itens, e assim, não gastando horas refazendo um trabalho já realizado por outra pessoa.
O Excel não possui dados de inventário em tempo real, não possibilitando que você acompanhe as alterações que ocorrem durante processos de inventário físico ou revisões. Assim, ao finalizar um inventário você ainda tem um novo trabalho, o de inserir manualmente as informações coletadas em campo.
Ou seja, se você não atualizou os números durante o inventário, o que você vê no Excel pode não refletir a real situação dos seus ativos.
4. Não possui relatórios e gráficos de fácil acesso
Imagine poder visualizar com facilidade qual a quantidade atual de itens do seu ativo, saber o status e também quantos itens já foram revisados. Para qualquer gestor, a visualização de relatórios personalizados e gráficos facilita muito a tomada de decisão.
Gerar esse tipo de relatório ou gráfico no Excel não é impossível, porém requer um conhecimento mais avançado da ferramenta e é um trabalho que pode levar certo tempo, ainda mais quando você tem um grande volume de variáveis para considerar.
Por isso, mesmo para quem é perito em Excel, facilita muito acessar os dados em formato de gráficos ou planilhas com apenas alguns cliques no mouse. Isso é possível ser feito com muita rapidez e facilidade em um bom software de controle de ativos.
5. Não é escalável: é limitada e ineficiente após certo ponto
De primeira instância, o Excel estancou seus problemas, mas não solucionou de vez.
Inicialmente, tudo em sua empresa era em uma proporção menor, ou seja, menor quantidade de bens, de pessoas e menor responsabilidade. Porém, conforme seu negócio foi crescendo, aumentam muito a quantidade de ativos que você precisa controlar e também o número de pessoas envolvidas, sejam como responsáveis pelos bens ou como gestores de outras filiais.
Mesmo que você seja um grande especialista em Excel, após certo ponto será inviável controlar tantas planilhas e abas para manter tudo em ordem.
Assim, o principal ponto que você deve considerar é que ao optar pelo Excel ele pode ser algo maçante, que sempre te trará um grande trabalho e que em algum momento não será mais eficiente.
Mude a forma de gerenciar seus ativos e aumente as chances de sucesso da sua empresa
Toda empresa com visão em algum momento cria um marco de crescimento. Um desses marcos que toda pequena empresa precisa alcançar é entender que chegou a hora de abrir mão do fácil para ter o necessário e eficiente.
Nosso sistema AfixBase, tem como propósito sanar todos os problemas citados acima e dar um grande salto com a sua empresa, entregando nas suas mãos uma nova etapa repleta de sucesso.
Venha conhecer nosso sistema, temos certeza que será eficiente para você. Nós da AfixCode teremos muito prazer em recebê-los como mais uma de nossas empresas parceiras.
