O inventário patrimonial em supermercados e redes varejistas
Realizar o inventário patrimonial em supermercados e redes varejistas possui diversos desafios particulares e que exigem uma preparação prévia e detalhada.
Ao longo dos mais de 20 anos que estamos no mercado, já realizamos dezenas de inventários em empresas do ramo de varejo, porém, nos últimos anos a nossa experiência e especialização no setor se ampliou ainda mais, pois passamos a atender as maiores redes de supermercados do Brasil.
O mercado varejista é marcado por desafios peculiares, o primeiro deles é que esse segmento é extremamente competitivo e com baixas margens, o que nos forçou a sermos igualmente competitivos, oferecendo uma solução com a melhor relação custo x benefício para nossos clientes.
Por isso, o objetivo deste artigo, é compartilhar nossos aprendizados, abordar os desafios e melhores práticas para ajudar empresários e gestores que trabalham em supermercados e outras empresas do segmento de varejo a terem maior êxito na execução do inventário patrimonial.
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Os Maiores Desafios do Inventário do Imobilizado em Grande Redes do Varejo
Planejamento e coordenação:
As redes varejistas têm em comum características como: Alta quantidade de itens a serem inventariados, diversidade de locais e, quase sempre, um prazo de execução muito apertado. Isso impõe a necessidade de trabalharmos com um grande número de técnicos de inventário distribuídos em várias equipes menores, que seguem uma rota de lojas a serem inventariadas.
Devido a essas características, a própria coordenação desse alto número de pessoas já é um grande desafio. Assim, todo esse planejamento só é possível de ser realizado com sucesso se a base da equipe for muito bem treinada e capacitada, além dos processos internos estarem bem estruturados e definidos.
Logística:
As grandes redes varejistas possuem uma enorme quantidade de lojas físicas distribuídas por todo país. Por isso, em um inventário global, a logística e as rotas de inventário se tornam um ponto de extrema importância para a minimização das despesas de inventário.
Assim, deve-se dedicar um tempo extra para o planejamento logístico do projeto, com um estudo detalhado sobre a rota que será seguida pelos técnicos que irão realizar o inventário físico em campo.
Produtividade do inventário:
Nesse cenário de alto volume de itens e prazo apertado, a produtividade da equipe que realiza o inventário obrigatoriamente deve ser alta.
Assim, em nosso software de inventário, adotamos sempre o uso de descrições padrões, bem como a configuração para minimizar a quantidade de campos para a captura de dados. Além disso, buscamos aplicar outras estratégias em equipe para diminuir o tempo de inventário, sem perder a qualidade.
Para a conquista dessa produtividade, a escolha de um software de inventário físico que seja fácil de usar e carregue com rapidez as informações, é essencial, bem como o treinamento e capacitação dos técnicos que realizam o inventário. Ao unir um bom software de inventário com uma equipe bem preparada, ganha-se muito na produtividade do inventário.
Conciliação da base física e contábil:
Nesse tipo de projeto os números são grandes, se a quantidade de itens físicos é enorme, imagina trabalhar com cadastros contábeis com mais de 1.000.000 de registros.
Por isso, assim como no inventário físico, o software para a conciliação deve ser extremamente poderoso e confiável. Nesse ponto é onde nossa inteligência e experiência acumulada de mais de duas décadas nos permitem a conseguir alta produtividade e segurança das informações processadas.
Flexibilidade:
Aquisições, inaugurações de novas lojas e também fechamento de algumas, são operações frequentes quando estamos falando do setor varejista. Por isso, outro ponto essencial para o sucesso de um projeto para esse segmento é a flexibilidade. É importante ter uma equipe preparada e de prontidão para o suprimento de demandas não planejadas.
Inventário rotativo
Por fim, por estarmos falando de um grande volume de lojas, é importante levar em conta o projeto como um todo e as futuras revisões do inventário.
Além do inventário global (total) a ser realizado, em alguns clientes adotamos uma estratégia de inventário rotativo na qual a cada ano, realizamos o inventário em X lojas, completando um ciclo total de inventário a cada 2 ou 3 anos.
Esse sistema obviamente possui algumas vantagens e desvantagens, como vantagem principal seria a diluição desse custo de inventário em um período maior, mas como desvantagem o risco de termos em alguma loja informações defasadas e não tão confiáveis.
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Benchmarking: frequência de inventários
De acordo com nossa pesquisa anual sobre o Cenário do Ativo Imobilizado 2021, quase a metade, 45,5% das empresas realizam o inventário físico anualmente, 27,3% a cada 2 ou 3 anos, 9,1% a cada 4 ou 5 anos, já outras 18,2% não possuem uma frequência de revisão definida.
Esses dados do setor do Comércio estão um pouco abaixo da média geral do mercado, pois de acordo com o nosso levantamento, 53,7% das empresas fazem o inventário anualmente, 13,% realizam o inventário a cada 2 ou 3 anos, 5,1% a cada 4 ou 5 anos e outras 27,6% não possuem uma política definida.
Seguir uma política com frequência correta na realização do inventário patrimonial é determinante para a manutenção de uma base de informações sobre os ativos atualizada, confiável e que atenda os objetivos estratégicos da empresa. Por isso, nossa recomendação é não ultrapassar mais de 3 anos entre a realização dos inventários, já que um intervalo muito grande entre os inventários aumenta a chance de irregularidades cadastrais nos ativos da empresa.
