Os Desafios do Inventário Patrimonial na Área da Saúde (Farmacêuticas, Hospitais e Laboratórios)
A realização do inventário patrimonial em empresas do segmento de saúde possui diversos desafios particulares e que exigem cuidados extras tanto por parte do responsável interno quanto da empresa contratada.
Desde nossa fundação há mais de 20 anos, realizamos dezenas de inventários de ativos em empresas do segmento de saúde, incluindo as principais indústrias farmacêuticas do país, grandes hospitais / redes hospitalares e muitas redes de laboratórios, o que nos concedeu grande expertise no segmento.
Por isso, o objetivo deste artigo, que dará início a uma série de artigos abordando segmentos específicos do mercado, é abordar os desafios e melhores práticas para ajudar gestores que trabalham em Hospitais, Laboratórios e Farmacêuticas a terem maior êxito na execução do inventário patrimonial.
Continue lendo e confira!
Importância, desafios e direcionamentos para a execução do Inventário Patrimonial na Área da Saúde
Nos últimos 2 anos vivemos um novo desafio originado pela pandemia do COVID-19, sendo a área da saúde uma das mais impactadas.
Nesse momento de crise que passamos, ficou muito evidente para nossos clientes do segmento a importância do bom controle patrimonial como diferencial competitivo do negócio.
Isso porque, dada a gravidade da situação, tornou-se comum a necessidade de realizar novos investimentos às pressas, bem como as transferências (movimentações) de equipamentos para suprir a demanda de alguns locais foram muito frequentes. Logo, neste cenário, as empresas mais bem estruturadas conseguiram melhores resultados e maior êxito na sua missão.
O que é diferente no Inventário Patrimonial no Setor da Saúde em relação a outros segmentos?
Para abordar as diferenças e boas práticas com maior detalhamento, irei separar as empresas do setor em três grupos principais, já que cada um deles também conta com particularidades próprias e que devem ser levadas em conta no momento do inventário físico em campo:
Indústrias farmacêuticas:
Nas indústrias farmacêuticas, as maiores preocupações estão relacionadas com a segurança da informação e com os cuidados de acesso à linha de produção. Os profissionais que realizam o inventário nessas áreas, além de um grande conhecimento técnico sobre as máquinas e equipamentos, devem também possuir rigorosos cuidados com relação à segurança.
Laboratórios:
Se em uma situação normal já é um grande desafio realizar o inventário físico em empresas que atendem o público, num período de pandemia como a da COVID-19, este desafio torna-se ainda maior. O objetivo principal é realizar o inventário com grande qualidade, agilidade e, principalmente, interferindo o mínimo na operação da empresa.
Para os clientes desse segmento, procuramos agendar o inventário das áreas mais críticas em horários especiais (fora do horário de atendimento ao público) para conseguirmos agilidade e também não atrapalhar a operação. Além disso, todos nossos técnicos seguem tanto o protocolo interno da Afixcode, quanto dos nossos clientes.
Hospitais:
Podemos dizer que nunca fizemos tantos inventários em hospitais como nos últimos 2 anos. E, se nos laboratórios o desafio já é grande, nos hospitais é ainda maior, pois um hospital de grande porte não para nunca. Portanto, os técnicos de inventário têm que ter uma capacitação ainda maior, inclusive para a comunicação com o paciente.
Assim como nos laboratórios, as áreas mais críticas, são agendadas para serem inventariadas em um horário de menor fluxo de pessoas e na parte de hotelaria, procuramos realizar o inventário nas trocas e/ou em momentos que o paciente não se encontra para causar a menor interferência possível na rotina do hospital. Além disso, os centros cirúrgicos e as alas de tratamento da COVID também recebem um tratamento especial, sendo o inventário realizado nessas áreas pelos nossos técnicos mais experientes.
Pós-inventário: O maior desafio dos hospitais e laboratórios no Controle do Ativo Imobilizado
Em hospitais e laboratórios, a movimentação de bens é frequente e comum, por isso o inventário patrimonial é apenas o primeiro passo da boa gestão do ativo imobilizado.
Para se manter o controle dos ativos em ordem, deve existir uma boa política de imobilização e normas e procedimentos robustos. Além disso, para facilitar as revisões físicas do ativo imobilizado, é fundamental a utilização da tecnologia e de softwares específicos para o inventário de ativos.
Para atender essa demanda, uma solução ideal é o Afixinv, sistema de inventário patrimonial para dispositivos móveis desenvolvido pela Afixcode e que conta com todos os recursos essenciais para agilizar e garantir a quantidade na coleta de dados em processos de revisão do inventário.
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Benchmarking: Inventário na área da Saúde em Comparação a Outros Setores
Frequência do Inventário fica abaixo da média do mercado
De acordo com nossa pesquisa anual sobre o Cenário do Ativo Imobilizado 2021, 50% das indústrias farmacêuticas realizam a revisão física do imobilizado anualmente e 25% a cada 2 ou 3 anos, já outras 25% das empresas não possuem uma política definida para revisão.
Entre os hospitais e clínicas, a frequência de realização do inventário é menor. Apenas 23,5% realizam anualmente, 17,7% fazem o inventário a cada 2 ou 3 anos e 58,8% não possuem uma frequência definida para a realização.
Esses dados do setor da saúde ficam abaixo da média geral do mercado, pois de acordo com o nosso levantamento, 53,7% das empresas fazem o inventário anualmente, 13,% realizam o inventário a cada 2 ou 3 anos, 5,1% a cada 4 ou 5 anos e outras 27,6% não possuem uma política definida.
Seguir uma política com frequência correta na realização do inventário patrimonial é determinante para a manutenção de uma base de informações sobre os ativos atualizada, confiável e que atenda os objetivos estratégicos da empresa. Por isso, nossa recomendação é não ultrapassar mais de 3 anos entre a realização dos inventários, já que um intervalo muito grande entre os inventários aumenta a chance de irregularidades cadastrais nos ativos da empresa.
