8 Erros Comuns no Inventário Físico de Bens Patrimoniais: Aprenda como Evitá-los!
O inventário físico de bens patrimoniais é o processo de identificação, registro e conferência dos ativos de uma empresa. Quando realizado sem planejamento e atenção aos detalhes, pode gerar erros que impactam a gestão patrimonial, a conciliação contábil e a precisão dos registros.
A gestão do ativo imobilizado em uma empresa envolve diversas atividades, sendo o Inventário físico de bens patrimoniais uma das etapas mais exigentes para os gestores. Afinal, ele mobiliza toda a organização e, geralmente, um grande número de técnicos terceirizados ou colaboradores que participam ativamente do processo. Com tantas variáveis envolvidas, é comum que erros aconteçam ao longo do inventário.
Os problemas mais recorrentes surgem, na maioria das vezes, da falta de planejamento e da subestimação dessa atividade. Para quem não tem experiência na área, o inventário pode parecer uma tarefa simples, o que leva muitas empresas a não darem a devida importância ao processo. Como resultado, acabam utilizando equipes despreparadas — sejam internas ou terceirizadas — para executar esse trabalho essencial.
Mas como isso afeta sua empresa?
Se o inventário não for bem executado, sua qualidade será comprometida, tornando a conciliação contábil muito mais difícil. Em projetos que envolvem também a avaliação de bens, a imprecisão na identificação e caracterização dos itens pode inviabilizar uma avaliação precisa.
Embora o inventário físico patrimonial possa parecer um desafio repleto de obstáculos, é totalmente possível realizá-lo com sucesso. Com um planejamento adequado e atenção a pontos estratégicos do processo, sua empresa pode garantir um controle patrimonial seguro e eficiente.
Neste artigo, você conhecerá os principais erros cometidos no inventário físico de bens patrimoniais e aprenderá como evitá-los, otimizando o controle do ativo imobilizado na sua empresa.
- Problemas Gerados pela Falta de Planejamento e Preparo da Equipe:
- Erro 1: Escolha da Placa de Patrimônio Inadequada para o Projeto
- Aquisição de placas não adequadas ao ambiente onde o bem está localizado
- Problemas de fixação das etiquetas de patrimônio
- Uso de placas de RFID sem política de imobilizado bem estruturada
- Escolha de placas de patrimônio não adequadas para o tipo de ambiente
- Implantação de tags RFID sem redundância de informações
- Erro 2: Falta de Critério de Emplaquetamento dos Bens
- Erro 3: Emplaquetamento Incorreto de Bens de Terceiros
- Erro 4: Inventário Incompleto
- Erro 5: Falta de Padronização na Descrição
- Erro 6: Falta de Padrão no Emplaquetamento:
- Erro 7: Falta de Organização dos Locais Inventariados
- Erro 8: Falta de Planejamento
- Como Manter o Controle do Imobilizado Eficiente:
- Saiba mais!
Problemas Gerados pela Falta de Planejamento e Preparo da Equipe:
Um inventário físico eficiente depende de um planejamento estruturado e de uma equipe bem preparada. Quando esses fatores são negligenciados, a execução se torna desorganizada, aumentando as chances de erros que comprometem a qualidade dos dados e a confiabilidade das informações patrimoniais.
A seguir, veja os principais problemas causados pela falta de planejamento e preparo da equipe e como evitá-los.
Erro 1: Escolha da Placa de Patrimônio Inadequada para o Projeto
Apesar de parecer um detalhe simples, é bastante comum projetos onde o tipo de etiqueta patrimonial escolhida é errada conforme as características do projeto. (Leia o artigo: “Plaquetas Patrimoniais: Como escolher a etiqueta adequada para sua empresa“);
Entre os problemas mais comuns na escolha das plaquetas, podemos citar:
Aquisição de placas não adequadas ao ambiente onde o bem está localizado
As placas de patrimônio podem ser confeccionadas em diferentes substratos, como alumínio, aço inox, poliéster, entre outros, e podem ser flexíveis ou não flexíveis. Assim, cada material e tipo de etiqueta patrimonial é adequado para aplicações diferentes, considerando o bem e o local onde ele está exposto.
Problemas de fixação das etiquetas de patrimônio
Muitas vezes o auto adesivo das placas não é suficiente para segurar a placa com a firmeza necessária para garantir que ela não seja removida, mesmo que sem intenção, por pessoas que frequentam o local. Por isso, recomendamos que você dê sempre preferência a fixação das placas com cola.
Uso de placas de RFID sem política de imobilizado bem estruturada
Outro problema atualmente bem comum é a escolha de placas de RFID sem haver uma boa política de imobilização e gestão do imobilizado que leva a empresa há um investimento maior, sem o retorno esperado. (Leia o artigo: “6 erros mais comuns na implantação do RFID no controle patrimonial”)
Escolha de placas de patrimônio não adequadas para o tipo de ambiente
Além disso, empresas muitas vezes optam por placas de poliéster devido ao menor custo, mas não consideram o ambiente em que serão aplicadas. Ambientes agressivos, com alta temperatura, umidade ou produtos químicos, exigem placas de aço inox ou alumínio, que são mais resistentes.
Placas de poliéster com autoadesivo podem ser facilmente removidas em locais de alto fluxo de pessoas, como escolas e hospitais. Nesses casos, o ideal é utilizar cola de alta fixação, como a 3M junta de motor.
Implantação de tags RFID sem redundância de informações
Outra falha comum ocorre na implementação de RFID sem numeração impressa ou código de barras, dificultando a identificação rápida dos bens.
Para evitar esses problemas, recomenda-se que, além da tecnologia RFID, as etiquetas tenham numeração impressa e código de barras, garantindo redundância e facilidade de identificação visual dos bens.
Erro 2: Falta de Critério de Emplaquetamento dos Bens
A falta de um escopo bem definido das classes de bens a serem inventariadas pode levar a erros como a equipe inventariar apenas alguns tipos de bens e deixar outros de fora (por exemplo, telefones e cestos de lixo). Também é comum o emplaquetamento de bens de baixo valor que não deveriam ser emplaquetados, como calculadoras, alguns tipos de telefones, grampeadores e outros itens menores.
Além disso, muitas empresas não definem um critério claro para imobilizar bens, resultando em inventários inconsistentes. Alguns itens de pequeno valor são imobilizados sem necessidade, enquanto outros bens relevantes são ignorados. Mudanças frequentes no critério de imobilização geram distorções no controle patrimonial, dificultando revisões e inventários futuros.
Para resolver essa questão, é importante definir no planejamento do inventário físico patrimonial quais serão os bens objeto de inventário e quais não serão considerados ou ter uma política de ativo imobilizado estruturada e documentada. Isso garante um controle físico eficiente, mesmo para itens que não serão imobilizados contabilmente.
Erro 3: Emplaquetamento Incorreto de Bens de Terceiros
Durante o processo de inventário, não é incomum que bens de terceiros que estão localizados na empresa sejam emplaquetados incorretamente. Isso ocorre especialmente com equipamentos de TI. Quando há opção de compra do bem arrendado e a empresa tem a intenção de exercer essa opção, recomendamos o emplaquetamento dos bens como se fossem da empresa.
Com a CPC-16 (R2), quase todos os bens arrendados passam a fazer parte do Imobilizado (Direito de uso de Imobilizado), com isso, se faz necessária a identificação do bem. Caso não exista uma forma de identificar o bem unicamente, sugerimos a fixação de uma etiqueta auto adesiva (de fácil remoção) para esses bens.
Além disso, bens de terceiros, como equipamentos alugados e arrendados, precisam ser corretamente identificados para evitar sua incorreta inclusão no patrimônio da empresa.
Um erro comum ocorre quando impressoras e equipamentos de fotocópia pertencentes a fornecedores são emplaquetados indevidamente. Esse problema pode ser evitado com um planejamento prévio do inventário, garantindo que os técnicos saibam diferenciar bens próprios de bens de terceiros. A presença de um responsável da empresa durante o inventário pode ajudar a esclarecer dúvidas e evitar equívocos.
Erro 4: Inventário Incompleto
O inventário incompleto é gerado pela falta de coleta de informações imprescindíveis para uma boa conciliação com o contábil e/ou avaliação do bem. No caso de inventário de máquinas e equipamentos, somente um profissional qualificado (engenheiro) é capaz de realizar uma correta identificação do bem quanto a diversos fatores (material, revestimento, pressão, RPM, vazão, etc.).
Para evitar a ocorrência desse erro, deve-se criar um padrão de informação do bem que deve ser coletado. Entre elas podemos citar a descrição do bem (completa), marca, modelo e número de série (se houver).
Além disso, a falta de informações detalhadas sobre os bens cadastrados compromete a eficácia do controle patrimonial.
Em muitos casos, apenas a espécie do bem é registrada, sem detalhes importantes como marca, modelo e número de série. Para equipamentos de informática, por exemplo, é fundamental incluir essas informações, além de dados como capacidade e ano de fabricação para máquinas e equipamentos. Utilizar as informações contidas nas placas dos fornecedores pode ser uma solução eficiente para garantir um cadastro mais completo e preciso.
A padronização na coleta de informações também ajuda a reduzir erros e inconsistências, assegurando que todos os ativos estejam devidamente registrados e identificados. Ter um protocolo claro para os responsáveis pela coleta das informações, bem como treinamentos frequentes, são medidas essenciais para evitar que um inventário fique incompleto e prejudique o controle patrimonial.
Erro 5: Falta de Padronização na Descrição
A falta de um padrão na descrição dos bens, o uso de abreviações e a variação de termos para uma mesma característica podem parecer detalhes insignificantes, mas fazem toda a diferença. Imagine, por exemplo, a quantidade de formas possíveis de descrever uma cadeira de escritório: pode ser fixa ou giratória, ter ou não braços, variar no tipo de revestimento, apresentar ou não regulagens, além de cores e outros detalhes.
Se cada inventariante tiver liberdade para registrar as descrições como quiser, é provável que um mesmo item receba diferentes nomenclaturas, o que compromete a precisão na conciliação e avaliação dos bens. Para evitar esse problema, é essencial estabelecer critérios e padronizar as descrições. Isso pode ser feito incluindo um modelo de descrição no planejamento do inventário físico, garantindo que todos os envolvidos sigam as diretrizes definidas.
Erro 6: Falta de Padrão no Emplaquetamento:
Esse é o problema mais comum quando a equipe não é devidamente treinada e orientada. Quando não há um padrão de local de fixação das etiquetas de patrimônio, cada técnico pode colar a placa em locais diferentes, tornando a localização dos bens mais demorada em processo de revisão do inventário.
Para evitar isso, recomenda-se definir um local fixo para a fixação das placas, como o canto superior direito dos equipamentos. Além disso, criar um manual de emplaquetamento com exemplos fotográficos pode ser uma ferramenta útil para orientar a equipe responsável pelo inventário.
Erro 7: Falta de Organização dos Locais Inventariados
Embora possa parecer exagerado, é comum que equipes esqueçam completamente de inventariar determinados locais. Esse erro geralmente ocorre devido à ausência de um mapeamento prévio das áreas a serem inventariadas, resultando em falhas e retrabalho.
Para evitar tais problemas, é essencial que, no início do projeto, todas as áreas sejam devidamente mapeadas e que haja um acompanhamento constante do progresso do inventário.
Em empresas com áreas críticas, como hospitais e centros de dados, o planejamento deve considerar horários específicos para a realização do inventário, minimizando impactos nas operações.
O uso de mapas dos locais e registros diários do progresso do inventário pode ajudar a garantir que todas as áreas sejam devidamente cobertas.
Erro 8: Falta de Planejamento
O planejamento inadequado é um dos principais fatores responsáveis pelos problemas citados anteriormente. A ausência de um cronograma estruturado, a alocação incorreta de recursos e a falta de diretrizes claras para a equipe podem comprometer a execução do inventário. Além disso, a ausência de um plano para tratar bens em movimentação e a falta de comunicação entre os setores podem gerar inconsistências significativas no levantamento patrimonial.
Todos esses fatores podem resultar em prejuízos financeiros e operacionais para a empresa, além de colocar em risco a confiabilidade do inventário. Quando a precisão do inventário não atinge um nível minimamente aceitável (>= 85%), auditorias podem invalidar os resultados, tornando necessária a realização de um novo levantamento, o que implica custos adicionais e retrabalho.
Muitas empresas acabam deixando o inventário patrimonial para a última hora, o que gera pressão sobre a equipe e compromete a qualidade do processo. O levantamento patrimonial passa por várias etapas que demandam tempo e atenção, desde a coleta de informações até a conciliação com os registros contábeis. Por isso, iniciar o planejamento com antecedência é essencial para garantir um resultado eficiente e confiável.
Além disso, empresas que negligenciam o planejamento enfrentam desafios adicionais, como aumento nos custos logísticos e dificuldades operacionais. Em organizações com múltiplas unidades, por exemplo, realizar o inventário em períodos de alta demanda turística pode elevar os custos com hospedagem e transporte. Para evitar esses problemas, é necessário estabelecer um plano detalhado, contemplando comunicação interna, normas e procedimentos, cronograma realista e a alocação adequada de equipes e recursos.
A adoção de ferramentas tecnológicas e a definição de políticas bem estruturadas também são fundamentais para manter um controle contínuo do imobilizado após a conclusão do inventário. Implementar boas práticas e utilizar sistemas de gestão patrimonial garantem maior eficiência e precisão nos processos, minimizando riscos e fortalecendo a segurança das informações patrimoniais.
Por fim, ao escolher uma empresa para conduzir o inventário, é recomendável optar por prestadores de serviço reconhecidos no mercado, com experiência e certificação comprovada, como a Afixcode. Dessa forma, a organização assegura um inventário bem estruturado e evita problemas futuros.
Como Manter o Controle do Imobilizado Eficiente:
Uma vez concluído o inventário físico de bens patrimoniais, uma das tarefas mais difíceis é mantê-lo atualizado, para isso a empresa deve adotar uma forte política de Controle do Imobilizado com normas e procedimentos bem definidos com relação a:
- Aquisição de novos bens
• Transferências (Local, C.Custo, Responsável, etc…)
• Baixas de Bens
A AFIXCODE realiza o trabalho de consultoria para a criação do manual de normas e procedimentos para o controle do Ativo Imobilizado.
Além disso, o uso de um bom Sistema de Controle Patrimonial é vital nessa fase, a escolha do software e da tecnologia adequada depende de diversos fatores. Por exemplo, empresas com várias filiais o mais recomendado é o uso de sistemas que operam via Web, pois facilitam o acesso e a manutenção de uma base centralizada.
O sistema de controle patrimonial AFIXPAT (versão desktop e WEB), oferece uma gestão completa do ativo imobilizado, possibilitando o cálculo de depreciação em diversas moedas com critérios diferentes, controle de acesso por usuário, movimentações em grupo, controle dos bens e contratos de arrendamento mercantil, múltiplos relatórios e interface contábil com todos ERP’s do mercado.
Outra questão importante a ser considerada é com relação a revisão física (seja por setor, local, centro de custo), sistemas que possuam integração com dispositivos móveis de coleta de dados facilitam muito o trabalho do gestor do ativo fixo. O sistema de inventário AFIXINV para dispositivos móveis Android, possui integração nativa com os sistemas AFIXPAT e AFIXBASE sendo uma ferramenta essencial para os processos de revisão física do imobilizado.
Saiba mais!
A realização de um inventário patrimonial eficiente exige planejamento, padronização e uma execução bem estruturada para garantir informações precisas e confiáveis. Evitar os erros mais comuns, como a escolha inadequada de placas, a falta de critérios claros de emplaquetamento e a ausência de planejamento detalhado, permite otimizar a gestão dos ativos e reduzir riscos operacionais e financeiros.
A adoção de boas práticas, aliada ao uso de tecnologias e à capacitação da equipe, contribui para um controle patrimonial mais seguro e alinhado às exigências contábeis e fiscais da empresa.
👉 7 Motivos para Fazer Inventário Patrimonial no Começo do Ano
👉 Identificação Patrimonial: Importância e Tipos de Placas
👉 Portal RFID: Utilidades e Uso Eficiente da Tecnologia
4 Comments
Excelente artigo! Parabéns pelos tópicos abordados!
Os Artigos publicados pela AFIXCODE, são de extrema importância para nós que fazemos os controles do Ativo Fixo da Empresa.
São materiais de Excelência e de ótima qualidade e suporte.
Agradeço receber sempre esses materiais.
ótimos artigos. Parabéns pelos tópicos
Excelente artigo, para mim foi de grande importância eu faço controle de ativo imobilizado de cerca de
30 empresa do grupo.