8 Erros Comuns no Inventário Físico de Bens Patrimoniais: Aprenda como Evitá-los!
O inventário físico em campo possui muitos detalhes e processos que se não cuidados corretamente podem gerar diversos problemas.
O controle do ativo imobilizado nas empresas é um processo que demanda diversas atividades e tarefas, sendo que o Inventário Físico de Bens Patrimoniais é uma das etapas que mais demanda atenção por parte dos gestores, não é verdade?
Isso ocorre porque o inventário envolve a organização como um todo e geralmente, um grande número de técnicos (ou colaboradores) participando ativamente do inventário. E com tantos detalhes e pessoas envolvidas não é tão incomum que ocorram erros ou problemas durante o projeto.
Os problemas mais comuns são gerados devido à falta de planejamento e a subestimação da atividade. Por parecer uma tarefa "simples" para quem é leigo no assunto, muitas empresas ainda subestimam a importância de um bom inventário patrimonial e acabam utilizando uma mão de obra não qualificada para o serviço (seja mão de obra interna ou de empresas terceirizadas que não estão preparadas para executar o levantamento).
Mas como isso prejudica a sua empresa?
Como consequência direta e num efeito cascata, se o inventário não tiver qualidade, aumenta muito o grau de dificuldade da conciliação contábil e nos projetos onde há também a avaliação de bens, fica praticamente impossível avaliar um bem precisamente sem a correta caracterização do bem.
Porém, apesar de parecer impossível realizar um inventário físico patrimonial sem enfrentar algum problema ou dificuldade, com um bom planejamento e atenção a detalhes cruciais do projeto é possível concluir este processo com sucesso.
Neste post você vai conhecer os principais erros no processo de inventário físico de bens patrimoniais e como evitá-los para garantir que um controle patrimonial mais seguro e assertivo na sua empresa.
- Problemas Gerados pela Falta de Planejamento e Preparo da Equipe:
- Erro 1: Escolha da Placa de Patrimônio Inadequada para o Projeto
- Erro 2: Falta de Critério de Emplaquetamento dos Bens
- Erro 3: Emplaquetamento Incorreto de Bens de Terceiros
- Erro 4: Inventário Incompleto
- Erro 5: Falta de Padronização na Descrição
- Erro 6: Falta de Padrão no Emplaquetamento:
- Erro 7: Falta de Organização dos Locais Inventariados
- Erro 8: Falta de Planejamento
- Como Manter o Controle do Imobilizado Eficiente:
Problemas Gerados pela Falta de Planejamento e Preparo da Equipe:
Erro 1: Escolha da Placa de Patrimônio Inadequada para o Projeto
Apesar de parecer um detalhe simples, é bastante comum projetos onde o tipo de etiqueta patrimonial escolhida é errada conforme as características do projeto. (Leia o artigo: “Plaquetas Patrimoniais: Como escolher a etiqueta adequada para sua empresa“);
Entre os problemas mais comuns na escolha das plaquetas, podemos citar:
• Aquisição de placas não adequadas ao ambiente onde o bem está localizado: As placas de patrimônio podem ser confeccionadas em diferentes substratos, como alumínio, aço inox, poliéster, entre outros, e podem ser flexíveis ou não flexíveis. Assim, cada material e tipo de etiqueta patrimonial é adequado para aplicações diferentes, considerando o bem e o local onde ele está exposto.
• Problemas de fixação: Muitas vezes o autoadesivo das placas não é suficiente para segurar a placa com a firmeza necessária para garantir que ela não seja removida, mesmo que sem intenção, por pessoas que frequentam o local. Por isso, recomendamos que você dê sempre preferência a fixação das placas com cola.
• Uso de placas de RFID sem política de imobilizado bem estruturada: Outro problema atualmente bem comum é a escolha de placas de RFID sem haver uma boa política de imobilização e gestão do imobilizado que leva a empresa há um investimento maior, sem o retorno esperado. (Leia o artigo: “6 erros mais comuns na implantação do RFID no controle patrimonial”)
Erro 2: Falta de Critério de Emplaquetamento dos Bens
A falta de um escopo bem definido das classes de bens a serem inventariadas, pode ocorrer em erros tais como parte da equipe inventariar alguns tipos de bens, parte não (ex. telefones, cesto de lixo); ou então emplaquetar bens de baixo valor que não deveriam ser empaquetados (calculadoras, alguns tipos de telefones, cesta de lixo, grampeador e outros itens).
Para resolver essa questão, é importante definir no planejamento do inventário físico patrimonial, quais serão os bens objeto de inventário e quais não serão objetos.
Erro 3: Emplaquetamento Incorreto de Bens de Terceiros
Durante o processo de inventário, não é incomum que bens de terceiros que estão localizados na empresa sejam emplaquetados incorretamente. Isso ocorre especial com equipamentos de TI. Observação: Quando há opção de compra do bem arrendado e a empresa tem a intenção de exercer essa opção, recomendamos o emplaquetamento dos bens como se fossem da empresa.
Com a CPC-16 (R2), quase todos os bens arrendados passam a fazer parte do Imobilizado (Direito de uso de Imobilizado), com isso, se faz necessário a identificação do bem, caso não existe uma forma de identificar o bem unicamente, sugerimos a fixação de uma etiqueta autoadesiva (de fácil remoção) para esses bens.
Erro 4: Inventário Incompleto
O inventário incompleto é gerado pela falta de coleta de informações imprescindíveis para uma boa conciliação com o contábil e/ou avaliação do bem. No caso de inventário de máquinas e equipamentos, somente um profissional qualificado (engenheiro) é capaz de realizar uma correta identificação do bem quanto a diversos fatores (material, revestimento, pressão, RPM, vazão, etc.).
Para evitar a ocorrência desse erro, deve-se criar um padrão de informação do bem que devem ser coletadas. Entre elas podemos citar a descrição do bem (completa), marca, modelo e número de série (se houver).
Erro 5: Falta de Padronização na Descrição
Descrições dos bens sem seguir um padrão, uso de abreviações, termos diferentes para descrever uma mesma característica. Pode parecer um detalhe sem importância, mas, pense na quantidade de possibilidades possíveis para descrever uma simples cadeira de um escritório: fixa ou giratória, com ou sem braços, tipo de revestimento, com ou sem regulagens, cores, entre outros.
Deixando livre as descrições por conta dos inventariantes, é muito provável encontrar duas ou mais descrições diferentes para um mesmo bem. Portanto, ter um critério e uma padronização das descrições é fundamental para evitarmos erros nos processos de conciliação / avaliação.
Para isso, basta incluir essa descrição padrão no planejamento do processo de inventário físico de bens patrimoniais, deixando claro para todos os inventariantes quais padrões as descrições devem seguir.
Erro 6: Falta de Padrão no Emplaquetamento:
Falta de padrão com relação ao local de fixação das placas – é o problema mais comum quando a equipe não é devidamente treinada e orientada, cada inventariante cola a placa em um local diferente, além de ficar feio esteticamente, é um problema sério para uma possível revisão.
Além disso, a falta de padrão com relação ao local de fixação das placas gera o aumento da possibilidade do mesmo bem receber duas placas de identificação.
Para minimizar esse erro, recomendamos a utilização de um padrão de emplaquetamento conhecido por toda equipe de inventário.
Erro 7: Falta de Organização dos Locais Inventariados
Apesar de parecer extremo, não é incomum encontrar processos onde locais que deveriam ser inventariados são totalmente esquecidos pela equipe.
A falta de gerência e organização geralmente leva a falta de inventário de alguns locais, o que gera um retrabalho e muitas vezes mais despesas com todo o processo.
Para evitar esse erro, é essencial que no começo do projeto sejam mapeados todos os locais que devem ser inventariados e seja feito um acompanhamento constante do andamento do inventário.
Erro 8: Falta de Planejamento
Planejamento mal elaborado é a principal causa dos problemas citados acima, além dos problemas já comentados, ainda podemos citar a falta de cronograma e/ou cronograma irreal, superdimensionamento ou subdimensionamento da equipe, falta de comunicação, falta de procedimento para tratar os bens em movimentação.
Todos os problemas relatados podem trazer sérias consequências ao gestor do projeto de inventário físico dos bens patrimoniais, assim como muitos prejuízos financeiros para a empresa.
É bem verdade que não existe inventário perfeito, mas quando o grau de aderência não atinge níveis minimamente aceitáveis (>= 85%) é comum as auditorias invalidarem o inventário patrimonial, sendo necessário então a contratação de uma nova empresa para refazer o levantamento físico.
Muitas empresas costumam deixar para última hora o seu inventário patrimonial seguido pela lei vigente, o que acarreta em pressa e muita pressão para o resultado do trabalho, porém este curto prazo pode se tornar um problema ainda maior.
Como você pôde ver durante o artigo, o trabalho de levantamento patrimonial passa por várias etapas após o seu levantamento de campo e exige muita atenção por parte do profissional que o conduz internamente. Este trabalho demanda tempo e o quanto antes você se atentar para a reorganização do ativo imobilizado na sua empresa, melhor será o resultado do trabalho. Dica: Procure sempre por uma empresa com nome e até mesmo com certificação no mercado, como a Afixcode.
Como Manter o Controle do Imobilizado Eficiente:
Uma vez concluído o inventário físico de bens patrimoniais, uma das tarefas mais difíceis é mantê-lo atualizado, para isso a empresa deve adotar uma forte política de Controle do Imobilizado com normas e procedimentos bem definidos com relação a:
• Aquisição de novos bens
• Transferências (Local, C.Custo, Responsável, etc…)
• Baixas de Bens
A AFIXCODE realiza o trabalho de consultoria para a criação do manual de normas e procedimentos para o controle do Ativo Imobilizado.
Além disso, o uso de um bom Sistema de Controle Patrimonial é vital nessa fase, a escolha do software e da tecnologia adequada depende de diversos fatores. Por exemplo, empresas com várias filiais o mais recomendado é o uso de sistemas que operam via Web, pois facilitam o acesso e a manutenção de uma base centralizada.
O sistema de controle patrimonial AFIXPAT (versão desktop e WEB), oferece uma gestão completa do ativo imobilizado, possibilitando o cálculo de depreciação em diversas moedas com critérios diferentes, controle de acesso por usuário, movimentações em grupo, controle dos bens e contratos de arrendamento mercantil, múltiplos relatórios e interface contábil com todos ERP’s do mercado.
Outra questão importante a ser considerada é com relação a revisão física (seja por setor, local, centro de custo), sistemas que possuam integração com dispositivos móveis de coleta de dados facilitam muito o trabalho do gestor do ativo fixo. O sistema de inventário AFIXINV para dispositivos móveis Android, possui integração nativa com os sistemas AFIXPAT e AFIXBASE sendo uma ferramenta essencial para os processos de revisão física do imobilizado.
4 Comments
Excelente artigo! Parabéns pelos tópicos abordados!
Os Artigos publicados pela AFIXCODE, são de extrema importância para nós que fazemos os controles do Ativo Fixo da Empresa.
São materiais de Excelência e de ótima qualidade e suporte.
Agradeço receber sempre esses materiais.
ótimos artigos. Parabéns pelos tópicos
Excelente artigo, para mim foi de grande importância eu faço controle de ativo imobilizado de cerca de
30 empresa do grupo.