8 Passos para a Implantação de Controle Patrimonial numa Pequena ou Média Empresa
O controle patrimonial é um processo muito importante para melhorar a estrutura de uma empresa, principalmente para as de pequeno e médio porte, pois um patrimônio organizado e controlado é capaz de ocasionar um maior crescimento e desenvolvimento empresarial com mais durabilidade e segurança.
Atualmente muitas empresas têm dificuldade de fazer o controle patrimonial, pelo fato de não ser uma tarefa tão simples e exigir um tempo maior, foco e responsabilidade em sua gestão e acabam vendo sua implantação como um custo muito alto e com função apenas de cumprir as legislações legais do negócio, mas a sua importância não se baseia somente a isso.
Como abordamos no artigo anteriormente, sabemos que o desafio é grande, mas existem diversos benefícios que as empresas de médio porte podem obter ao realizar a gestão de ativos.
A gestão de ativos incide em um ciclo de vida de um bem, desde da sua compra, passando por manutenções até o seu descarte. Nesta gestão, todas as informações são necessárias para um controle eficaz, para garantir o valor do ativo e seus detalhes que devem estar de acordo com o sistema ou software utilizado para controle das entradas e saídas, assim garantindo uma maior organização.
Faz parte dos ativos os bens tangíveis de natureza duradoura, como computadores, móveis e utensílios, máquinas, equipamentos, veículos e os bens intangíveis como marcas e patentes, softwares, direitos autorais, ou seja, todos aqueles itens destinados para o funcionamento normal do negócio.
Mas, como dar os primeiros passos para quem nunca teve o controle dos bens patrimoniais? Pensando nisso, neste artigo vamos falar dos principais passos para a implantação do controle patrimonial em empresas de pequeno ou médio porte.
Confira abaixo os principais passos para iniciar agora a gestão de ativos na sua empresa:
1. Prepare uma equipe de profissionais especializados
O primeiro passo deve ser criar uma equipe especializada que pode ser feita por diferentes formas, como contratar uma consultoria, um colaborador qualificado, ou um treinamento para os colaboradores internos.
As empresas de médio porte por não terem uma estrutura muito grande e condições de manter um profissional especializado em sua equipe acabam optando por contratar uma consultoria ou oferecem treinamentos a seus colaboradores internos e direcionam a responsabilidade para um único colaborador para manter a gestão de ativos atualizada.
2. Classifique corretamente as contas
O balanço patrimonial é um recurso muito importante para demonstrar a atual e real situação do patrimônio da empresa. Através dele é possível realizar um levantamento de todos os ativos e passivos de uma empresa e fazer um confrontamento para verificar se os seus saldos estão batidos.
É necessário classificar as contas do balanço corretamente separando pelos seguintes grupos: ativos circulantes, ativos não circulantes, passivos circulantes, passivos não circulantes e patrimônio líquido.
3. Realize o inventário dos bens da empresa
O inventário patrimonial é um método onde um técnico de inventário registra os bens que fazem parte das atividades empresariais, verificando sua existência física, faz fotografia dos bens, coleta de dados, verifica seu estado, em qual unidade está localizado, sendo necessário informar desde a sala até a cidade em que o ativo se encontra, assim facilita a organização do patrimônio em suas respectivas filiais.
Através da colocação das plaquetas, permite ter uma visualização maior se um bem é controlado ou não pela empresa e sua numeração é única facilitando o seu controle.
O tempo investido em futuros inventários acaba sendo menor por ter acesso rápido às informações nas plaquetas e assim auxilia na etapa seguinte de conciliar o físico x contábil.
Temos artigos e ebooks que explicam passo a passo sobre o inventário físico. Confira!
4. Informatize processos da empresa usando tecnologia na gestão de ativos
O apoio de um software para controle de ativos é uma importante ferramenta para gerir a operação dos bens, pois com ela é possível obter maiores informações e recursos, automatizar tarefas, elevar a produtividade, melhorar a gestão de erros, reduzir prejuízos e ainda permite que a empresa se dedique mais aos aspectos gerenciais e estratégicos, deixando o operacional para o sistema.
As empresas de médio porte têm soluções eficazes e baratas para obtenção desses sistemas, evitando o uso de planilha e perdas de dados.
5. Crie um manual de normas e procedimentos
A elaboração de um manual de normas e procedimentos é uma ferramenta muito importante para o desenvolvimento das atividades dentro da empresa, nela deve conter todos os processos necessários para organizar o controle patrimonial.
Para que sua prática dê um resultado significativo é necessário que o manual seja usado por todos os funcionários da empresa e cada um faça sua parte, assim obterão os melhores procedimentos para a garantia de uma boa compra, identificação, responsabilidade e aprovação dos bens, evitando compras e manutenções desnecessárias aos bens da empresa.
6. Delegue responsabilidades internas
Para que o controle patrimonial seja eficaz internamente é preciso que os gestores das organizações se encarreguem e deleguem as tarefas a sua equipe de confiança, para que ocorra tudo dentro dos conforme e não acarrete resultados financeiros negativos.
É preciso denominar responsáveis para ordenar pelas ocorrências e fazer uso corretamente dos bens, permitindo a realização de uma gestão mais rigorosa que facilita o controle dos ativos.
O ativo imobilizado é regulado por normas que consequentemente mudam, e é preciso sempre se atualizar sobre as leis para manter a empresa dentro da legalidade.
A implantação do ativo imobilizado vai muito além das exigências legais, ele é um fator muito relevante para garantir o crescimento durável da empresa e desenvolvimento de pequenas empresas para média e de média para se tornar uma grande empresa.
8. Atualize anualmente o controle
É necessário que a revisão do controle patrimonial seja feita ao menos uma vez por ano, para manter atualizado às depreciações, vida útil e o valor residual dos ativos.
Na maioria das vezes, para uma empresa de menor porte é muito mais fácil gerir os ativos, pois o relacionamento com o público interno e externo é mais rápida e simplificada.
Sua pequena ou média empresa também precisa fazer a gestão patrimonial
Se sua empresa ainda não controla os ativos ela pode estar com muitos prejuízos. Por isso, siga nossas dicas anteriores para que esses prejuízos sejam eliminados através das técnicas adequadas e o seu controle sempre estará sempre organizado.
Ainda tem dúvidas sobre os primeiros procedimentos para a implementação da gestão patrimonial? Converse com um de nossos especialistas, estaremos prontos para esclarecer suas dúvidas.
