Prazo para Guarda de Documentos Fiscais Referentes ao Ativo Imobilizado
Documentos comerciais e fiscais possuem prazos de guarda diferentes de acordo com o seu tipo.
O universo de obrigações tributárias no Brasil é algo extremamente complexo, com relação ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal. Existem três dispositivos legais que tratam desse assunto:
Assim, o contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Prazo de Decadência e Prazo Prescricional para Guarda de Documentos
O prazo de decadência e o prazo prescricional são estabelecidos no Código Tributário Nacional (artigos 173 e 174):
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.
Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.
Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. (…)
Guarda de Documentos Fiscais do Ativo Imobilizado
Portanto, referente ao prazo de guarda de documentos relativos ao ativo imobilizado temos:
| Documento | Tempo de Guarda | Base Legal |
|---|---|---|
| Nota Fiscal de Imobilizado | 5 anos após a depreciação do bem | Lei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional |
| Nota Fiscal de Venda de Imobilizado | 5 anos | Lei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional |
| Ordem de Serviço (Imobilizado em Andamento) | 5 anos | Lei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional |
Solução AfixPat / AfixWeb para a Guarda de Notas Fiscais Referentes ao Ativo Imobilizado
Apesar de ser necessária a guarda física do documento original (papel), a recuperação desses documentos é muito trabalhosa e geralmente um processo que leva muito tempo, pois a maioria das vezes esses documentos estão em arquivos mortos ou até em galpões de empresas especializadas para a guarda de documentos.
Assim, uma forma mais rápida e a qual damos como sugestão de procedimento a ser adotado é sempre digitalizar as Notas Fiscais referentes ao Ativo Imobilizado no momento da contabilização do lançamento, armazenando esse arquivo digital dentro dos sistemas de controle do Ativo Imobilizado.
Esse é um recurso que está incluso nos sistemas desenvolvidos pela AfixCode: AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial e AfixWeb, versão online do sistema.
