7 Motivos para Fazer Inventário Patrimonial no Começo do Ano
Muito além de não passar pelas inconveniências de “deixar para última hora”, fazer o inventário patrimonial no começo do ano pode ter benefícios surpreendentes para a sua empresa. Confira todos eles neste artigo!
Que o inventário patrimonial é essencial para as empresas, nós não precisamos nem repetir, certo?
Esta prática é uma das primeiras etapas quando uma empresa inicia a implantação do controle patrimonial. A sua realização de forma certa proporciona diversas vantagens para a empresa, como gerar uma base de informações dos bens atualizada e organizada, garante veracidade em dados financeiros para tomadas de decisões, evita prejuízo financeiros, entre muitas outras.
O que muitas empresas ainda não percebem é que optar por realizar o inventário patrimonial no começo do ano pode trazer muitas vantagens tanto para a operação, quanto impactos diretos nos custos e resultados do projeto.
Com nossa experiência de mais de 20 anos no mercado e mais de 1.700 projetos de inventário de patrimônio realizados, constatamos vários motivos para recomendar aos nossos clientes a realização do inventário no primeiro semestre do ano. Neste artigo, vamos compartilhar essas razões e suas justificativas. Continue lendo e confira!
- Por Que Fazer Inventário Patrimonial?
- Quando as Empresas Costumam Fazer Inventário Patrimonial: Padrões Comuns
- 7 Motivos para Fazer o Inventário Físico de Bens Patrimoniais no Começo do Ano
- 1. Garantia de Menor Custo do Serviço de Inventário
- 2. Menor Custo de Despesas Decorrentes do Inventário
- 3. Ganha Maior Margem de Segurança
- 3. Ganha Maior Margem de Segurança
- 4. Maior Tempo Para Análise e Ajustes do Serviço
- 5. Maior Qualidade
- 6. Menos Estresse Durante o Processo
- 7. Efeitos da Revisão da Vida Útil (Extra)
- Planeje o Faça o Inventário com Antecedência e Garanta a Excelência nos Resultados
Por Que Fazer Inventário Patrimonial?
O inventário patrimonial é uma atividade essencial para todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento. Realizar o inventário patrimonial com frequência e manter o cadastro de bens atualizados pode trazer benefícios significativos para a empresa, como:
- Aprovação do balanço patrimonial sem ressalvas da auditoria;
- Suporte para políticas de reinvestimento no imobilizado;
- Segurança na contratação de seguros patrimoniais;
- Gestão eficiente do imobilizado;
- Garantias em financiamentos;
Qual a Frequência de Realização do Inventário Físico Mais Adotada nas Empresas do Brasil?
A Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, revelou que 54,3% das empresas brasileiras que realizam inventário patrimonial o fazem anualmente. Essa é uma excelente periodicidade, pois demonstra uma cultura de controle dos ativos bem estruturada.
A resposta dos outros participantes a essa pergunta foi a seguinte:
- 14,5% realizam o inventário a cada 2 ou 3 anos;
- 7,8% a cada 4 ou 5 anos
- 23,4% não há política definida;
Ultrapassar mais de 3 anos entre a realização dos inventários não é uma boa prática, pois aumenta muito a chance de irregularidades cadastrais nos ativos da empresa.
Quando as Empresas Costumam Fazer Inventário Patrimonial: Padrões Comuns
Com mais de 20 anos de experiência no mercado, observamos que, quase todo ano, o número de empresas que procuram realizar o inventário patrimonial aumenta a partir de setembro e outubro. Já nos meses de novembro e dezembro, surgem os "desesperados", que por algum motivo postergaram o início do projeto e chegam com demandas do tipo "missão impossível".
O grande problema desse tipo de demanda "em cima da hora" é que elas têm um alto custo, não somente financeiro, mas também de desgaste emocional, físico (muitas horas extras) e até mesmo de relacionamento entre os colaboradores.
Para evitar esses problemas, é importante que as empresas planejem o inventário patrimonial com antecedência.
7 Motivos para Fazer o Inventário Físico de Bens Patrimoniais no Começo do Ano
Existem muitas vantagens em realizar o inventário patrimonial no começo do ano (até o primeiro semestre), sendo as principais abaixo.
1. Garantia de Menor Custo do Serviço de Inventário
Essa vantagem é muito óbvia, mas mesmo assim acho relevante comentar. Pela simples lei da oferta e demanda, os preços dos serviços naturalmente são maiores à partir do 2º semestre.
Assim, a contratação de uma empresa especialista no início do ano pode gerar uma economia de pelo menos 10% no custo do serviço de inventário.
2. Menor Custo de Despesas Decorrentes do Inventário
Nos projetos que exigem muitos deslocamentos, esse ponto também é muito importante.
No final do ano, pelo aumento natural da demanda, diminui a disponibilidade de hospedagem e aumentam os custos. Além disso, geralmente também aumenta o custo de passagens aéreas, etc.
Outro custo indireto que precisamos citar para fazer o inventário patrimonial é o tempo para fazer a logística, que é maior no final do ano do que no início (quando existe mais disponibilidade).
3. Ganha Maior Margem de Segurança
Começando o inventário com antecedência e sem a pressão de um prazo de conclusão muito curto, temos mais tempo para lidar com imprevistos, que são comuns. Assim, podemos ajustar o planejamento do projeto se necessário.
Alguns exemplos de imprevistos que podem ser evitados / minimizados quando há uma margem de segurança maior:
- Quantidade de itens maior do que estimado
- Falta de placas de patrimônio
- Necessidade de acréscimo de novos locais para serem inventariados
- Problemas no arquivo contábil (falta de informações para a conciliação) não detectadas durante a fase comercial
- Problemas de saúde da equipe envolvida
- Eventos extraordinários na cidade / região
3. Ganha Maior Margem de Segurança
Começando mais cedo o serviço de inventário e sem a obrigação de um deadline próximo, temos maior margem de segurança para qualquer acontecimento imprevisto (eles acontecem com frequência), o que possibilita maior capacidade de manobra e ajustes no planejamento do projeto se necessário.
Alguns exemplos de imprevistos que podem ser evitados / minimizados quando há uma margem de segurança maior:
- Quantidade de itens maior do que estimado
- Falta de placas de patrimônio
- Necessidade de acréscimo de novos locais para serem inventariados
- Problemas no arquivo contábil (falta de informações para a conciliação) não detectadas durante a fase comercial
- Problemas de saúde da equipe envolvida
- Eventos extraordinários na cidade / região
4. Maior Tempo Para Análise e Ajustes do Serviço
Com mais tempo, é possível realizar um planejamento mais completo e melhor organização de tudo que envolve o inventário patrimonial. Isso permite analisar cada etapa com mais cuidado e fazer ajustes com mais tranquilidade.
5. Maior Qualidade
Os projetos realizados no início do ano são de melhor qualidade. Isso é confirmado por nossas pesquisas de satisfação, que mostram que a média de satisfação é maior no primeiro semestre do que no segundo semestre. Portanto, é melhor prezar pela qualidade, não é mesmo?
6. Menos Estresse Durante o Processo
Por fim, este talvez seja um dos mais importantes pontos, tanto para o cliente, quanto para a empresa prestadora de serviço: podemos afirmar que é mais fácil e menos estressante trabalhar quando temos mais tempo.
Os clientes do tipo “missão impossível”, que precisam fazer o inventário patrimonial no menor tempo possível, chegam com um nível de estresse já altíssimo, e mesmo quando aceitamos esses projetos, toda a condução é complicada e muito desgastante (físico e mentalmente), pois não existe margem para o imprevisto.
Confira este vídeo para mais dicas para garantir o sucesso no seu próximo inventário:
7. Efeitos da Revisão da Vida Útil (Extra)
Muitas empresas aproveitam a revisão do inventário físico para revisar a vida útil dos bens. Quando nesta revisão ocorre uma mudança na vida útil dos bens, é preciso considerar os reflexos contábeis desta alteração, ou seja, na depreciação do bem.
A maioria das auditorias recomenda que a nova vida útil seja aplicada para todo o exercício. Isso significa que, se a revisão for feita no início do ano, haverá menos meses para recalcular e ajustar a contabilidade.
Inclusive, por esse processo de ajuste ser muito trabalhoso e complicado, é comum que empresas que fazem a revisão no segundo semestre apliquem os reflexos somente no exercício seguinte.
Planeje o Faça o Inventário com Antecedência e Garanta a Excelência nos Resultados
Concluindo, um bom planejamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto, incluindo o inventário patrimonial.
Para isso, é importante programar o inventário para um período de menor demanda e com maior prazo para execução. Isso dará mais tempo para lidar com imprevistos e garantir a qualidade do trabalho.
Se você precisa de ajuda para planejar o seu inventário patrimonial, entre em contato com a Afixcode. Estamos à disposição para ajudá-lo a obter o melhor resultado possível: [email protected] ou (11) 2888-4747
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