Como Estruturar seu Planejamento da Gestão do Imobilizado para 2021
O período de final de ano e início do ano é quando a maioria dos gestores reservam um tempo para o planejamento do próximo exercício. Pensando nisso, neste artigo iremos citar os principais passos para colocar a gestão do Ativo Imobilizado em ordem em 2021.
De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, 77,03% dos participantes informaram que analisam os dados sobre o patrimônio da empresa para a tomada de decisões sobre investimentos gerais do negócio. Ou seja, fazer a gestão do imobilizado de forma planejada garante diversas vantagens às empresas, como uma fonte valiosa de dados e meio de garantia para investimentos e seguros, por exemplo.
Além disso, na mesma pesquisa, 63,50% afirmaram que realizam inventários ou revisões físicas do imobilizado anualmente, dado que mostra uma excelente periodicidade e demonstra uma cultura de controle dos ativos e gestão do imobilizado bem organizada, que só é possível através de uma boa estrutura de planejamento do mesmo.
Por fim, para passarmos aos passos para estruturar o planejamento da gestão do imobilizado, queremos frisar que existem empresas com diferentes níveis de maturidade, por isso, adapte esse guia de acordo com a fase e as necessidades específicas da sua empresa.
Passos para estruturar a gestão do imobilizado em 2021
1. Análise da situação atual
Antes de começarmos a implantar coisas novas, precisamos ter clareza do nosso ponto de partida. Analise a atual situação da gestão da sua empresa, para ajudar, preparamos as questões abaixo:
Sobre os bens patrimoniais:
- Os bens estão todos identificados com as placas de patrimônio?
- Como é o processo de movimentação de bens? (transferências de locais)
- Qual é a atual taxa de manutenção / perda dos bens?
- Qual é o estado de conservação dos principais ativos da empresa?
- Existe uma política/plano de investimentos (Capex)?
Sobre o processo de imobilização:
- A empresa possui uma política de imobilização definida?
- O processo de imobilização de novos bens funciona perfeitamente?
- Existe uma política de desimobillização bem definida?
Sobre o cadastro dos bens:
- O cadastro do imobilizado reflete a realidade?
- O sistema de patrimônio atende todas as necessidades e controles?
- A taxa de depreciação (fiscal) está correta de acordo com a legislação?
- A vida útil (taxa de depreciação contábil) está adequada de acordo com o uso e características da empresa? Existem evidências de mudança?
- O cadastro do imobilizado está individualizado e possui informações ricas (descrição completa, marca, modelo, número de série, Fornecedor, nota fiscal, etc.)
Sobre normas e procedimentos do imobilizado:
- Quando foi realizado pela última vez o teste de recuperabilidade (impairment)? É necessário refazê-lo?
- Existem bem relevantes alugados (IFRS 16)? Esses bens estão contabilizados de acordo com a legislação?
- Existem normas e procedimentos para a gestão do Ativo Imobilizado?
- Existe a necessidade de treinamentos para os colaboradores?
Após refletir e responder as questões citadas acima, indicamos também que você analise as ações do mercado realizando um benchmarking e também faça um diagnóstico sobre o nível de excelência da sua gestão atual. A AFIXCODE tem as ferramentas certas para ajudar você nestes processos:
👉 Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2020
👉 Diagnóstico do nível de Excelência da gestão do ativo imobilizado
2. Planejamento
Após a análise da situação atual, na etapa de planejamento, devemos programar as manutenções / revisões físicas do imobilizado e também as ações de melhoria que serão implementadas durante o ano.
Em alguns casos, é necessário o envolvimento de outras áreas da empresa, bem como a aprovação do investimento. Em empresas que possuem um orçamento já definido sem flexibilidade de alteração, talvez algumas ações não possam ser implementadas, tendo que serem requisitadas para o orçamento do próximo ano.
No planejamento, é importante definir os responsáveis pela execução de cada tarefa e datas de conclusão, bem como os pontos de checagem (acompanhamento) da execução.
3. Capacitação
Antes de iniciar qualquer implementação, certifique-se que toda a equipe está capacitada (treinada) para a execução das ações planejadas.
Caso seja necessário, treine internamente a equipe ou procure ajuda de empresas que ofereçam treinamentos específicos de acordo com sua necessidade.
👉 5 motivos para fazer cursos sobre ativo imobilizado e gestão patrimonial
👉 Curso de inventário físico online
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4. Execução
Esse é sem dúvida o passo mais importante, de nada vale um bom planejamento se a execução for ruim. A grande verdade é que o que importa são os resultados alcançados, portanto não descuide do acompanhamento das ações planejadas.
Caso a empresa opte por fornecedores externos, seja extremamente criterioso na escolha dos mesmos pois um dos principais erros que vemos são empresas que tratam a contratação de serviços como a simples compra de produtos. Diferente de um produto que tem as especificações técnicas e padrões bem definidos, um serviço é muitas vezes intangível, dependo da experiência e qualificação técnica dos prestadores de serviço. Portanto, contrate somente empresas que tenham boas referências e que contem com certificações das principais entidades reguladoras (CRC, CREA, CRA).
5. Acompanhamento e checagem
Sempre que possível, tenha indicadores de acompanhamento (KPI´s), por exemplo: no caso do inventário físico, o número de itens inventariados por colaborador, o número de itens inventariados por dia, etc... O uso de indicadores numéricos facilita muito a gestão e a identificação de desvios no processo.
No caso de desvios (problemas) na execução, atue imediatamente, oriente, corrija e se for necessário ajuste e faça as mudanças necessárias no planejamento para a adequação ao novo cenário.
Quando aplicável, faça auditorias por amostragem, essa é uma boa forma de verificar o andamento e a qualidade da tarefa executada.
6. Documentação e melhoria contínua
Quando aplicável, registre e atualize os processos existentes. A documentação é parte importante do processo de transmissão de conhecimento e melhoria contínua do processo.
A Gestão do Imobilizado é um processo contínuo
A gestão do imobilizado é um “processo vivo” que não acaba no final de um ano. É um processo que exige aprendizado constante, adaptações de acordo com as estratégias, momento atual da empresa e nível de maturidade tanto do negócio quanto de seus colaboradores.
Precisa de ajuda de especialistas para estruturar a gestão do seu imobilizado? Converse com a nossa equipe e esclareça todas as suas dúvidas, ficaremos felizes em ajudar você e sua empresa: [email protected] ou (11) 2888-4747.
