13 Passos para Colocar sua Gestão do Imobilizado em Ordem em 2024
A gestão do imobilizado é um processo fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Ela ajuda a garantir que os ativos imobilizados sejam utilizados de forma eficiente e que a empresa obtenha o máximo de retorno sobre seu investimento.
De acordo com a pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, realizada pela Afixcode, 68,9% das empresas analisam dados sobre o patrimônio da empresa para a tomada de decisões sobre investimentos. Isso significa que as empresas estão cada vez mais conscientes da importância de ter uma visão clara do seu patrimônio para tomar decisões mais assertivas.
Como cada empresa encontra-se em um nível de maturidade diferente quando se trata da gestão do imobilizado, recomendamos que os passos que iremos abordar neste artigo sejam adaptados de acordo com a fase que a sua empresa está atualmente, bem como de acordo com as necessidades específicas da sua organização.
Com isso, confira os principais passos para iniciar e colocar em ordem a gestão do imobilizado na sua empresa:
- O que é Gestão de Ativos?
- Passos a passo para colocar a gestão do imobilizado em ordem
- 1º Passo: Identifique Todos os Imobilizados
- 2º Passo: Conciliação Contábil
- 3º Passo: Tenha Um Bom Sistema Para A Gestão Do Imobilizado
- 4º Passo: Política de Imobilização / Processo de Imobilização de Novos Bens
- 5º Passo: Política de Desimobilização
- 6º Passo: Normas e Procedimentos
- 7º Passo: Checagem da Taxa de Depreciação Fiscal
- 8º Passo: Revisão da Vida Útil
- 9º passo: Manutenção mensal do imobilizado
- 10º Passo: Teste de Recuperabilidade (Impairment)
- 11º Passo: IFRS 16
- 12º Passo: Crédito de Impostos (ICMS/PIS-COFINS)
- 13º Passo: Revisão Física
- Aprimore a gestão do imobilizado através da organização correta
O que é Gestão de Ativos?
A gestão de ativos é um processo que consiste no gerenciamento, monitoramento e controle dos ativos de uma empresa. Os ativos são todos os recursos que uma empresa possui, incluindo bens físicos, como máquinas, equipamentos e imóveis; bens intangíveis, como patentes, marcas registradas e softwares; e recursos humanos.
Tem como objetivo garantir que os ativos sejam utilizados de forma eficiente e que a empresa obtenha o máximo de retorno sobre seu investimento.
Além disso, um dos pontos importantes realizando a gestão de ativos é que, independente do seu tamanho ou setor, ela pode ajudar as organizações a:
- Acuracidade no cálculo da depreciação: a gestão de ativos possibilita que as taxas de amortização e depreciação sejam corretas e com isso proporciona segurança no cálculo da depreciação dos ativos.
- Redução de custos: viabiliza as organizações realizarem manutenções preventivas, o que aumenta a vida útil dos ativos e reduz gastos desnecessários.
- Detecção de "bens fantasmas": o inventário patrimonial e as revisões físicas permitem que as empresas identifiquem bens que existem na base contábil e não existem fisicamente. Ajuda também a identificar bens que não estão sendo utilizados ou avariados, o que pode levar à sua venda ou à sua realocação, gerando retorno para a empresa.
- Redução de furtos: ajuda a detectar o desaparecimento de bens, o que pode levar à recuperação dos bens ou à implementação de medidas de segurança para evitar novos furtos.
- Facilidade na tomada de decisões: fornece dados precisos e atualizados sobre os ativos, o que permite aos gestores tomar decisões mais assertivas.
Agora, se você ainda tem dúvidas de como iniciar a gestão de ativos, confira o passo a passo completo que vai te ajudar a colocar a gestão do imobilizado em ordem em 2024.
Passos a passo para colocar a gestão do imobilizado em ordem
1º Passo: Identifique Todos os Imobilizados
Realizar o inventário físico, é fundamental para a gestão dos ativos imobilizados. O inventário patrimonial consiste na identificação dos bens, coletando todas as informações sobre sua existência física e construindo uma base inicial. Quanto mais informações forem incluídas nesta base de inventário físico, melhor.
Para essa identificação, é recomendável fornecer a cada item, como: marca, modelo, número de série e ano de fabricação, pois isso é crucial para durante a revisão da vida útil. Além disso, é altamente recomendável fotografar os bens para comprovar sua existência e seu bom estado de conservação.
Caso o último inventário geral seja recente, programe vistorias por amostragem e se necessário revisões físicas em locais específicos.
Confira o vídeo abaixo que explica cada uma das etapas do inventário:
2º Passo: Conciliação Contábil
Realizar o levantamento físico por si só não é suficiente sem um bom controle contábil. Esse processo envolve essencialmente a reconciliação das informações físicas com as informações contábeis.
Para obter uma conciliação precisa, é crucial ter um cadastro contábil consistente, com as mesmas informações.
É de extrema importância que esse cadastro seja detalhado, especialmente no controle do ativo imobilizado. Se o cadastro contábil estiver agrupado ou com descrições inadequadas, não será possível conciliar o bem físico com o bem contábil.
O objetivo final da etapa é criar um cadastro analítico do ativo imobilizado, com informações relevantes para a operação diária dos usuários e que reflita a real situação dos bens.
Também temos um vídeo que explica cada uma das etapas da conciliação contábil:
3º Passo: Tenha Um Bom Sistema Para A Gestão Do Imobilizado
Uma das razões pelas quais o controle do ativo imobilizado é crucial é a necessidade de um sistema de gestão adequado. Esse sistema deve atender a princípios básicos e satisfazer diversas necessidades, como controle físico, fiscal, contábil e gerencial.
Além disso, é essencial que o sistema possibilite a integração com outras plataformas e forneça uma ampla variedade de relatórios.
Sobre este ponto, é importante destacar a diferença entre um sistema específico e um sistema generalista. Muitas empresas que ainda não possuem uma gestão do imobilizado mais bem estruturada, acabam utilizando o próprio módulo de um sistema ERP para realizar o controle patrimonial. Porém, existem muitas vantagens no uso de sistemas especializados, que são softwares desenvolvidos especificamente para a realização do controle patrimonial.
Com isso, temos o Afixpat, desenvolvido pela Afixcode, um sistema especializado em gestão do ativo imobilizado, que atende a todas as necessidades mencionadas. Ele abrange o controle físico, fiscal, contábil, suporta diferentes moedas e cenários de depreciação, e possui integração com qualquer ERP disponível no mercado, proporcionando aos usuários uma gestão eficiente.
O Afixpat é um sistema especializado e abrangente, em contraste com um ERP convencional. Um ponto fundamental é o controle fiscal e societário, sendo essencial que o sistema esteja preparado tanto para a depreciação fiscal quanto para a depreciação contábil.
Por isso, nossa recomendação é para que mesmo empresas que utilizem o módulo de seus ERPs para fazer a gestão de ativos, avaliarem a possibilidade de migrar para um sistema de patrimônio para alcançarem um novo patamar na gestão do ativo imobilizado.
4º Passo: Política de Imobilização / Processo de Imobilização de Novos Bens
É essencial ter uma política de imobilização para evitar a perda de controle sobre o inventário, mesmo após organizá-lo.
Do ponto de vista fiscal, é necessário imobilizar todos os bens com valor superior a R$1.200,00. Contudo, muitas empresas possuem itens de importância durante as atividades que possuem um valor inferior a esse. O recomendável é imobilizar esses itens, mas a decisão depende das regras estabelecidas pela empresa. Mesmo que esses imobilizados não sejam contabilizados, é importante realizar o controle físico desses bens para evitar perdas futuras.
Regra fundamental: todo imobilizado antes de entrar em operação (funcionamento), deve ser identificado e cadastrado no sistema. Esse processo deve ter papéis e responsáveis bem definidos. Um bom processo de imobilização evita muitos problemas e a perda de controle após o inventário geral.
5º Passo: Política de Desimobilização
A política de desmobilização é importante para a correta contabilização e para fins estratégicos, como novos investimentos, manutenção da competitividade e benefícios para colaboradores.
Algumas perguntas a serem são feitas ao elaborar uma política de desmobilização na gestão do imobilizado incluem:
- Os equipamentos de informática são renovados a cada quantos anos?
- Os bens usados serão vendidos para colaboradores/terceiros ou serão descartados?
A primeira questão a ser levantada é o motivo por trás da desimobilização. Dependendo do tempo envolvido, se não houver um prazo definido ou se for muito longo, os equipamentos de informática podem ficar desatualizados, resultando em perda de produtividade para a empresa. É importante estabelecer uma definição nesse sentido.
Em relação a bens de informática ou veículos, alguns clientes optam por vendê-los através de colaboradores da empresa e depois tentam comercializá-los no mercado ou como sucata. Porém, existem casos em que a empresa decide não vender esses equipamentos ou máquinas, mesmo que tenham um valor relevante para descarte, por questões estratégicas. Essa situação é bastante comum nos dias de hoje.
Vale ressaltar que essa política de desmobilização tem um impacto significativo no valor residual de descarte, conforme a CPC 27.
6º Passo: Normas e Procedimentos
Caso não exista, crie um documento de normas e procedimentos para a gestão do imobilizado, desde o processo de requisição / imobilização, movimentação dos bens (transferências), registro de ocorrências e baixa de ativo imobilizado.
A documentação das normas e procedimentos relacionados ao ativo imobilizado é um passo essencial para a padronização dos processos e também demonstram um maior nível de maturidade em relação à gestão do imobilizado na organização. De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, 75,8% das empresas contam com essas diretrizes bem definidas e documentadas.
7º Passo: Checagem da Taxa de Depreciação Fiscal
Quando o assunto é depreciação de ativos, existem duas contabilidades distintas:
- Contábil: para atender a questão do físico e custo de venda.
- Fiscal: para fins contábeis e societários.
Para fins fiscais, a taxa de depreciação deve seguir a IN-1700/17. É importante verificar se todos os bens estão respeitando a taxa de depreciação fiscal estabelecida pelo governo. Isso é fundamental para evitar problemas com a fiscalização.
No entanto, a taxa de depreciação fiscal nem sempre reflete a realidade do uso do bem. Por isso, a CPC 27 introduziu o conceito da vida útil.
👉 Depreciação do Ativo Imobilizado
👉 A Importância da Depreciação e o Sucesso da Empresa
👉 CPC 27 e a Depreciação do Ativo Imobilizado: Tudo que você precisa saber
8º Passo: Revisão da Vida Útil
A taxa de depreciação fiscal não reflete a realidade do uso e da depreciação efetiva dos bens. Por isso, a CPC 27 introduziu o conceito de vida útil que requer um estudo e revisão adequada.
A vida útil de um ativo imobilizado deve ser analisada anualmente e determinada de acordo com o uso, a manutenção e as características específicas de cada empresa.
Na Afixcode, contamos com uma equipe de engenheiros que auxilia nossos clientes nesse estudo da vida útil. Portanto, a empresa também pode realizar esse processo internamente, desde que possua profissionais especializados em avaliação.
9º passo: Manutenção mensal do imobilizado
Para garantir a correta gestão do ativo imobilizado, é importante realizar mensalmente as seguintes atividades:
- Cadastro de aquisições de novos bens, transferências e baixas de bens do ativo imobilizado.
- Cálculo da depreciação (fiscal e contábil) dos ativos da empresa.
- Contabilização e verificação dos relatórios de acompanhamento.
É necessário realizar todas essas atividades de forma correta para manter o controle sempre atualizado.
10º Passo: Teste de Recuperabilidade (Impairment)
O teste de impairment deve ser aplicado para verificar se existe registro algum bem cujo valor contábil seja inferior ao valor recuperável, caso isso ocorra, deve-se registrar uma provisão para perda.
Para a realização do teste, a primeira etapa é a definição do método que será aplicado, entre: Valor em uso e Valor justo líquido de despesa de venda.
A empresa tem liberdade na escolha entre as metodologias e inclusive pode aplicar ambas e escolher aquele que tiver melhor resultado. Porém, logicamente, pensando na economia de tempo e de recursos não faz sentido aplicar os dois métodos caso o resultado da primeira já apresente o resultado esperado.
Obs: a metodologia do valor justo líquido de despesa de venda geralmente é a mais recomendada por ser menos subjetiva e por ser mais fácil quando a empresa faz uma revisão física, já tem uma relação de bens para serem avaliados.
Apesar de ser um procedimento obrigatório desde 31/12/2008, de acordo com os dados da nossa Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021, ainda é grande o número de empresas que nunca realizaram o procedimento, somando 43,8% entre os respondentes da pesquisa.
É recomendável a revisão do teste de recuperabilidade anualmente e/ou sempre que houver indícios de perda. O procedimento pode tanto ser realizado internamente, desde que a empresa conte com profissionais habilitados e com conhecimento para a realização do teste, como com a contratação de empresas especializadas, como a Afixcode.
11º Passo: IFRS 16
Com a mudança da norma IFRS 16 (CPC O6-R2), deve ser realizada uma análise e avaliação dos contratos de arrendamento mercantil para ver quais deles se enquadram como direito de uso de imobilizado.
Para isso, a primeira etapa é a identificação dos arrendamentos, que é feita a partir da análise dos contratos. Ou seja, a empresa deve analisar se o contrato é, ou contém, um arrendamento. O contrato é definido como um arrendamento se ele transmite o direito de controlar o uso de ativo identificado por um período de tempo em troca de contraprestação.
Confira abaixo o quadro para identificar se há ou não um contrato de arrendamento:
Essa análise dos contratos é uma etapa que pode ser realizada tanto por profissionais internos da empresa ou através de serviços especializados, como é o caso do serviço de análise de direito de uso sobre o imobilizado.
12º Passo: Crédito de Impostos (ICMS/PIS-COFINS)
O controle de crédito de impostos nem sempre é aplicável a todas as empresas, sendo mais comum em indústrias. É importante analisar se existem créditos de ICMS e/ou PIS-COFINS relacionados ao ativo imobilizado. Esses créditos podem ser aproveitados por até cinco anos retroativos. Vale lembrar que o nosso sistema, o AfixPat, possui um módulo específico para realizar todo esse controle.
Verifique se sua empresa tem créditos de ICMS e/ou PIS-COFINS sobre o imobilizado e se o mesmo representa um valor relevante.
13º Passo: Revisão Física
A revisão física do ativo imobilizado é um passo importante para garantir a precisão da gestão do ativo imobilizado. A revisão física consiste na verificação física dos ativos, para verificar se eles estão em boas condições e se estão sendo utilizados de acordo com as políticas da empresa.
A revisão física pode ser feita de forma periódica, por exemplo, uma vez por ano. Isso ajuda a prolongar o prazo de um inventário geral, que é mais trabalhoso e demorado.
Para fazer a revisão física, é importante utilizar um sistema de inventário que integre com o sistema de gestão do ativo imobilizado. Isso facilita o processo e garante que os dados sejam registrados corretamente.
Aprimore a gestão do imobilizado através da organização correta
Executando os 12 passos acima, você com certeza irá aprimorar a gestão do ativo imobilizado em 2023. Entretanto, gostaríamos de reforçar que a gestão do imobilizado é um processo contínuo que nunca acaba, devendo ser aprimorada e revisada constantemente.
Para finalizar, indicamos mais alguns materiais gratuitos da AFIXCODE que podem te ajudar a definir pontos essenciais para a organização da gestão do imobilizado, confira:
Otimize a gestão do Ativo Imobilizado com a Afixcode! Soluções completas, serviços especializados e uma equipe de suporte diferenciada. Em caso de dúvidas, fale com nossos especialistas.
4 Comments
Gostaria de fazer parte da empresa, tenho experiência em inventários, custos, finanças
RESUMO DE QUALIFICAÇÕES
• 28 anos de experiência na área Financeira, com perfil Generalista, atuando em empresas de grande porte nos ramos metalúrgico, aeronáutico e de consultoria , ocupando durante 21 anos posição de gestão;
• Forte experiência na área Fiscal, Contabilidade, Custos & Orçamentos, Tesouraria, Controladoria, Suprimentos, Auditoria , e Gestão de KPIs;
• Experiência na Gestão de Capex (investimentos: expansão da capacidade instalada e manutenção da unidade fabril),
• Experiência na área de Consultoria em implementação de ferramenta de ERP (BPCS) ;
• Experiência em Liderança de Equipes, e Equipes Multifuncionais , com forte atuação em treinamento e desenvolvimento para busca de resultados;
• Graduação em Administração de Empresas e Pós Graduação em Administração Financeira Contábil.
Foi importante ter tido a oportunidade de ler o vosso trabalho, que concerne na gestão do imobilizado,gostei.
ótimo trabalho e de grande utilidade, parabéns,. quero receber novos comentário da equipe.
Muito importante este tema e foi bem falado neste conteudo, eu gostaria que falasse mais aos metodos ou aplicativos que possa ajudar a colecta de dados no fisico em comparacao com sistemas de contabilidade.