6 Benefícios de um Software para Inventário Patrimonial Integrado ao Software Patrimonial
Você provavelmente já sabe que a tecnologia é capaz de melhorar processos em qualquer empresa e em todos os tipos de segmentos, inclusive no setor de controle patrimonial.
Conforme surgiram novas tecnologias e formas de automatizar processos, a AFIXCODE fez questão de trazer tais inovações para o âmbito da gestão de patrimônio, com a principal missão de facilitar as rotinas das empresas e garantir o fornecimento de ferramentas extremamente eficazes e focadas para as atividades do controle do ativo imobilizado.
Hoje existem inúmeras soluções no mercado que prometem fazer um controle completo do patrimônio da empresa, entretanto, nem todas garantem um benefício extremamente importante: a integração do software de inventário com o software de controle patrimonial.
Neste artigo vamos explicar o que cada uma destas soluções faz separadamente e como a eficácia delas é potencializada quando trabalham juntas, de forma integrada. Continue a leitura para entender mais.
Software de Inventário x Software Patrimonial: quais são as diferenças?
Ambas as soluções são focadas para a gestão do imobilizado, mas cada uma delas tem foco em atividades diferentes.
Software de Inventário
Os softwares de inventário são focados em executar o levantamento físico dos bens, ou seja, geralmente são sistemas que são instalados em smartphones e tem a tecnologia de leitura de código de barras ou QR codes, para que assim, a equipe responsável por inventariar os bens em campo, possa fazê-lo em qualquer local e de forma prática sem ter que carregar um computador durante o processo.
Um dos diferenciais deste tipo de solução é que precisam ter a tecnologia para usar a câmera fotográfica do aparelho móvel, para assim registrar os códigos de barras, além de contar com uma interface para fácil preenchimento por parte do usuário de todos os principais dados dos bens, como tipo, modelo, tamanho, marcar, setor, setor onde está localizado, etc.
As melhores soluções de software de inventário funcionam de forma online mas também permitem o cadastro de dados de forma off-line. Este tipo de flexibilização permite que a equipe de inventário execute o serviço em qualquer lugar. Um exemplo seria o sistema Afixinv da Afixcode.
Software Patrimonial
Os softwares patrimoniais gerenciam todo o patrimônio da empresa de forma completa, inclusive cálculos fiscais e societários, fazendo depreciação dos bens e criando arquivos contábeis como o CIAP eletrônico – Bloco G do EFD (SPED Fiscal). É também no software de controle patrimonial que você irá fazer as movimentações mensais (aquisições, baixas, transferências, etc.)
Os softwares específicos para controle patrimonial também contam com diversos recursos que permitem que o gestor de patrimônio tenha muito mais produtividade nas suas rotinas, como a geração de relatórios específicos e mais possibilidades na movimentação de bens. Além disso, são atualizados para estarem de acordo com as normas contábeis de maneira a facilitar a aplicação das leis contábeis relacionadas ao controle de ativos.
Resumidamente, o sistema de controle patrimonial é o principal software para a gestão do imobilizado, sendo normalmente integrado a outros sistemas ERP. Um ótimo exemplo é o sistema Afixpat da Afixcode.
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Os principais benefícios da integração entre Software para Inventário Patrimonial e Software Patrimonial:
Você conseguiu entender a funcionalidade de cada uma das soluções quando usadas de forma separada, mas elas são muito melhores quando utilizadas de forma integrada. Veja porque:
1. Controle do imobilizado totalmente centralizado
Ter todas as informações do setor patrimonial em um só lugar trás muito mais segurança e facilidade no dia a dia da equipe.
Independente de troca ou férias dos colaboradores, as informações estarão centralizadas em um só local, facilitando consultas à históricos e até melhorando o resultado em auditorias externas.
2. Acompanhamento do inventário em tempo real
Este é um benefício essencial principalmente para os gestores que lideram o departamento de gestão de patrimônio.
Como o inventário físico dos bens é um processo demorado e que geralmente passa por diversos locais (salas, andares, filiais, cidades, estados, etc), os gestores costumam ficar com certa insegurança, pois não conseguem saber como está sendo o serviço. E é aí que entra a integração dos softwares.
Com o software de inventário integrado com o software de patrimônio, o gestor pode acompanhar a execução do inventário em tempo real, podendo analisar os dados que sua equipe está coletando em campo e podendo corrigir possíveis descuidos de forma muito mais rápida. Os softwares patrimoniais Afixbase e Afixpat oferecem esta integração em tempo real com o sistema Afixinv, de inventário.
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3. Evitar retrabalho durante o primeiro levantamento e atualização dos bens
Com a integração, você troca um processo com 5 passos para um com apenas 2 e garante maior facilidade e redução drástica do tempo.
Sem a integração, o levantamento e a atualização dos bens patrimoniais ficaria assim:
- Execução do levantamento dos bens (ou atualização) em um software de inventário
- Exportação dos dados do software de inventário
- Importação dos dados no software de patrimônio
- Análise e atualização dos bens
- Correções de dados repetidos, errados, etc.
Com a integração, este processo acontece da seguinte forma:
- Execução do do levantamento dos bens (ou atualização)
- Atualização do banco de dados na ferramenta de inventário, que já está integrada com o software de patrimônio. Pronto!
Viu como é simples? Fica claro que existe a otimização do tempo com a integração dos softwares.
4. Redução de custos para inventariar e controlar o imobilizado
Usar um sistema de inventário traz grande economia: com o Afixinv, você garanta até 90% nos custos e despesas que o serviço de inventário físico traz.
Além dessa redução que o próprio software já fornece, a longo prazo, executar esses controles de forma integrada gera economia para todo o negócio, pois com um controle apurado do imobilizado, é possível reduzir compras desnecessárias de novos bens, evitar desperdícios comuns, reduzir furtos e desvios, garantir descontos em contratações de seguros, entre outros.
Outro fator importante que entra como vantagem nesta integração, é que você não precisará mais imprimir documentos relacionados ao imobilizado e nem armazenar tais papéis , pois todos os dados já estarão muito bem armazenados e seguros na nuvem. Segundo reportagem feita pela UOL, eliminar papel e automatizar planilhas e documentos corta custos de empresas em até 40%.
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5. Gerenciamento de dados mais completo e acessível
Com os softwares trabalhando de forma conjunta, você perceberá como os dados dos seus bens ficarão muito mais ricos em informações, pois contarão tanto com as informações que vieram do software de inventário, quanto com aquelas que já estavam no software patrimonial (como informações contábeis).
Também devido à integração, você evita duplicidade de informações na sua base, afinal, os softwares estão trabalhando integrados e acessam o mesmo banco de dados, que geralmente é criado especialmente para cada empresa. Para isso, o sistema faz validações de segurança das próprias informações listadas, para garantir a qualidade dos dados e da veracidade da base.
Vale citar ainda neste tópico que tais dados são armazenados na nuvem, por isso, tornam-se mais acessíveis às equipes que fazem o gerenciamento do patrimônio, bastando terem a internet e seus acessos pessoais (login e senha específicos para cada colaborador). Desta forma, mesmo que a equipe esteja em viagem ou trabalhando em formato remoto (home office) poderá seguir com o serviço de gerenciamento que os softwares em nuvem permitem.
6. Mais digitalização e modernização da empresa
Por fim, uma questão muito significativa nos tempos modernos de hoje é a transformação digital que os softwares em nuvem trazem para a empresa. Hoje, para uma empresa se destacar e se manter no mercado, é preciso que ela esteja na nuvem e em formatos digitais, para que garanta maior visibilidade e praticidade em seu próprios processos.
Integrar softwares de patrimônio fornece à empresa um grande destaque e mostra inovação e modernização, fatores que são de grande importância para stakeholders, investidores e futuras parcerias.
Até mesmo pensando na melhor experiência tanto do cliente final quanto dos colaboradores: modernizar e automatizar processos gera maior satisfação e qualidade às pessoas, e isso resulta em melhores resultados gerais da empresa.
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Garanta maior eficácia com a integração dos softwares de inventário e patrimônio
Neste texto, listamos como a tecnologia faz grande diferença para todos os tipos de empresas e setores, especialmente no de gestão patrimonial.
Com tanta tecnologia sendo desenvolvida em todo o mundo, é essencial que a inovação faça parte de cada processo empresarial, principalmente em se tratando dos bens patrimoniais.
Por isso, não deixe de conhecer as ferramentas desenvolvidas especialmente para esta gestão e como cada uma colabora para os desafios diários do controle do imobilizado. Estude as tecnologias, teste-as e veja como a integração entre elas traz maior eficácia, otimiza o tempo e até reduz custos do seu negócio.
Quer entender como esta integração funciona na prática? Conheça os softwares patrimoniais da AFIXCODE e agende uma demonstração com nossos especialistas. Confira os vídeos abaixo e entenda mais sobre cada solução:
Afixpat
Afixbase
Afixinv
Não esqueça que estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida! Converse com um de nossos especialistas e agende uma demonstração das soluções. Nossos canais de atendimento: [email protected] ou (11) 2888-4747.
