Como um software de Controle de Patrimônio pode otimizar sua gestão do imobilizado?
A gestão do imobilizado é uma tarefa julgada como complexa e cansativa por uma grande parcela dos profissionais, alguns por não compreender corretamente o processo de controle de patrimônio, e outros por usarem métodos pouco eficazes para a execução dessa atividade em suas empresas.
Através deste artigo, iremos detalhar desde a definição de um controle patrimonial à importância da otimização dessa gestão através de um software de controle de patrimônio. Venha conferir!
Definição de Ativo Imobilizado (CPC-27)
Ativo imobilizado é o item tangível que:
- é mantido para uso na produção ou fornecimento de mercadorias ou serviços, para aluguel a outros, ou para fins administrativos; e
- se espera utilizar por mais de um período.
Correspondem aos direitos que tenham por objeto bens corpóreos destinados à manutenção das atividades da entidade ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operações que transfiram a ela os benefícios, os riscos e o controle desses bens.
Um ativo é um bem ou direito que a entidade possui e que pode ser convertido em meios monetários.
O que é controle de patrimônio?
O controle de patrimônio, ou controle patrimonial, pode ser definido como a gestão de todo o patrimônio que uma entidade possui. Isto é, o controle patrimonial engloba desde os ativos tangíveis, como cadeiras, mesas, notebooks, quanto aos ativos intangíveis, como marcas, determinados softwares, direitos autorais, licenças e outros.
Como o controle patrimonial pode te ajudar a reduzir gastos
O ato da entidade realizar o controle de seus patrimônios de forma correta mantendo uma gestão patrimonial periódica acarreta em uma série de benefícios para a empresa, como:
- Possibilita uma gestão financeira mais eficiente;
- Permite uma previsão mais assertiva de possíveis gastos. Por exemplo: Evita casos como notebooks com mais de dez anos de uso “se esforçando” para continuarem funcionando devido às novas tecnologias inseridas em seu hardware antigo;
- Viabiliza uma otimização nos fluxos de compras da empresa;
- Possibilita uma redução no pagamento de impostos sobre os bens depreciados.
Por que é importante realizar o controle de patrimônio?
Com a realização do controle patrimonial, a entidade obtém diversas informações, principalmente as financeiras. Com essas informações financeiras o gestor tende a conseguir gerir melhor o capital da empresa, conseguindo além de reduzir gastos, também aumentar seus lucros. O controle de patrimônio também pode prevenir problemas para o fluxo de caixa e para o ciclo produtivo da entidade a longo prazo.
Um controle patrimonial realizado corretamente, impacta positivamente na melhoria da gestão da entidade. Por isso, é de suma importância que o gestor compreenda sua importância para assim conseguir analisar processos, verificar resultados e planejar soluções.
Um gestor que sabe a importância de um controle patrimonial e que implanta esse controle corretamente, obtém informações significativas que impactam diretamente para uma melhor gestão, como:
- Identificar se um ativo está depreciando mais rápido do que o esperado, devido a falta de manutenção ou à realização dessa manutenção de forma inadequada;
- Conseguir analisar se os ativos estão sendo utilizados em seu potencial adequado para a capacidade produtiva;
- Localizar ativos sem condições de uso que constam com a vida útil ativa no gerenciamento ou contabilmente;
- Conseguir intensificar o controle do ativo, sabendo quem está sendo responsável por prezar dele, como por exemplo, saber qual o funcionário em home-office que está com notebook da empresa, e o modelo deste aparelho;
O impacto negativo ao negligenciar a realização do controle patrimonial:
Ao negligenciar a realização do controle do patrimônio a entidade se coloca em uma posição de “caminhar com os olhos vendados”, onde a cada minuto que passa estará propensa a um declínio financeiro, pois o gestor não terá uma visão financeira sob seus processos. Além disso, a empresa não tem nenhum controle quanto aos ativos que compõem o seu patrimônio, podendo, por exemplo, esses ativos estarem danificados ou inutilizáveis, como até mesmo terem sido desviados e/ou furtados.
Com esses exemplos fica fácil entender o impacto negativo em negligenciar a realização do controle patrimonial como também a importância em se realizar ele.
Por isso, agora que você sabe a importância de realizar o controle patrimonial, está na hora de falarmos sobre como um software de controle de patrimônio pode facilitar muito a rotina de manter esses controles em ordem, principalmente quando uma empresa começa a crescer, e com isso, aumentam o número de ativos a serem controlados.
Na sequência, vamos explicar para que serve esse tipo de software e como identificar o momento para implantar um no seu negócio. Vamos lá?
Como funciona um software de controle de patrimônio?
A utilidade de um software de controle de patrimônio é realizar o controle de patrimônio de uma entidade, armazenando e organizando as informações sobre o patrimônio da empresa, permitindo a documentação de todos os cadastros e movimentações de transferências dos bens, podendo até emitir uma relação sobre a situação do patrimônio atual ou passado.
Para que seja possível realizar esse processo, os ativos serão emplaquetados, podendo ser em código de barras, QR Code ou até mesmo em etiquetas RFID. Através de um dispositivo vinculado ao software, o código deste ativo é escaneado e armazenado no banco de dados, onde deverá ser descrito por completo como: nome, tipo de item, data de fabricação, valor de custo, estado de conservação, tempo de uso, vida útil, etc.
Com esses dados, o software realizará diversas rotinas a fim de fornecer todas as informações deste ativo, como o cálculo de depreciação para o atendimento tanto da legislação fiscal quanto societária.
Além de realizar toda rotina de cálculo e fornecer diversas informações, o software também é capaz de converter essas informações para arquivos XML, PDF e até mesmo para planilhas em Excel.
Quando optar por software de controle de patrimônio?
Quando você quer garantir a segurança quanto às informações do seu patrimônio, contar com a confiabilidade nos cálculos quantitativos e depreciativos, conseguir anexar fotos e documentos para uma melhor identificação dos seus ativos, conta com armazenamento seguro através de uma base de dados única para sua empresa, além de poder acessá-la de qualquer lugar, é o momento em que você deve optar pela utilização de um software de controle patrimonial.
Lembre-se: não há a necessidade de ser uma grande empresa para adquirir este software. Pois, se desde o começo, com uma empresa de pequeno porte você já tiver um controle patrimonial eficaz, a tendência é que a entidade cresça gradativamente, facilitando de uma forma significativa toda sua gestão, já que terá o controle de seu patrimônio desde o início da jornada empresarial.
E então, como podemos otimizar a gestão do imobilizado com um software de controle de patrimônio?
Após registrar todos os ativos da entidade no software, será possível fazer uma análise detalhada dos relatórios gerados, como um mapa de depreciações, inventário físico e financeiro de bens, razão analítico dos bens, demonstrativos de depreciação acumulada e assim por diante, gerando uma otimização significativa para a gestão da empresa.
E pensa que acaba por aí? Também existem softwares completos o suficiente para gerarem relatórios específicos incluindo o que for necessário para uma melhor gestão e controle da empresa. Por exemplo, uma listagem de bens segurados e com o seguro a vencer.
Com todo esse controle e dinâmica para análise dos relatórios, utilizando de um software de controle de patrimônio confiável, como o Afixpat, sem dúvidas sua gestão será otimizada significativamente.
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