8 Procedimentos essenciais para garantir sucesso no inventário patrimonial de uma empresa
Vai iniciar o inventário patrimonial na sua empresa? Então não deixe de realizar estes procedimentos ainda antes da execução do inventário para garantir melhores resultados.
Percebemos que uma das dificuldades das empresas que já fizeram inventários foi a dificuldade em receber tal serviço, devido aos controles da empresa estarem bagunçados ou não obterem políticas e normas para o imobilizado.
Pensando nisso, desenvolvemos então este artigo, que cita os principais controles e procedimentos que a empresa precisa ter para receber o serviço de inventário e evitar problemas durante a sua execução. Siga a leitura.
A importância de executar o inventário patrimonial
Já comentamos em outros artigos sobre a importância do procedimento de inventário patrimonial de uma empresa, mas resumidamente, ele é a base de uma boa gestão patrimonial, isto é, o primeiro procedimento que deve ser realizado para garantir que as demonstrações contábeis expressem realmente a realidade da empresa.
O inventário patrimonial é um procedimento que verifica a existência física e o estado de conservação de cada bem; como resultado do inventário físico temos uma base de itens físicos que deve ser então cruzada com a base contábil (conciliação físico x contábil) para chegarmos ao resultado final do inventário patrimonial (bens conciliados) e o tratamento das sobras físicas e contábeis.
No vídeo abaixo explicamos todas as etapas do inventário, confira:
Como se preparar para executar o inventário patrimonial de uma empresa
Como dissemos, quanto mais organizada a empresa estiver para receber o inventário, melhor será o resultado final.
Por este motivo, abaixo reunimos os principais processos para você preparar sua empresa para a execução do inventário. Confira:
1. Definição do escopo do inventário
Apesar de ser óbvio, muitos inventários fracassam por problemas no planejamento e numa definição falha do escopo do inventário.
Independente do inventário ser realizado internamente ou com uma empresa contratada, devem ser muito bem definidos os bens objeto de inventário, os bens não objeto de inventário, os locais que serão inventariados, etc.
Um problema decorrente da má definição do escopo e que pode causar surpresas desagradáveis é a cobrança de itens excedentes no final do projeto, mesmo quando a empresa está realizando o inventário inicial ou não tem informações precisas, deve-se ter o cuidado de estimar corretamente a quantidade de bens. Algumas empresas omitem informações por falta de conhecimento ou subestimação do inventário e depois acabam pagando um preço caro por isso.
Para quem ainda não tem muito conhecimento ou informações sobre os processos, a Afixcode disponibiliza um serviço de diagnóstico inicial que pode ser uma boa alternativa para a correta mensuração do escopo do projeto.
2. Etiquetas patrimoniais (placas)
Este é outro item essencial, mas que quando negligenciado acaba dando muita dor de cabeça.
Primeiramente as etiquetas patrimoniais devem ser adquiridas de um fornecedor confiável e de qualidade, pois atrasos no fornecimento implicam em custos extras no projeto e a má qualidade coloca em risco todo o investimento.
Ainda nesse item vale ressaltar o cuidado com a sequência de numeração das placas (numeração única), evitar códigos estruturados e ainda se atentar ao método de fixação (colagem) das placas – além do uso de cola é recomendável antes de iniciar o inventário patrimonial de uma empresa a padronização dos locais de fixação para cada espécie de bem.
No material recomendado abaixo desenvolvido em parceria com a Afixgraf, compartilhamos dicas valiosas para você escolher as etiquetas patrimoniais corretas. Confira:
3. Comunicação
Antes do início do inventário, deve também haver uma comunicação para toda a empresa sobre o inventário, sua importância, a ajuda e colaboração no fornecimento de informações e também os procedimentos que devem ser realizados no caso das movimentações de bens durante o período de inventário (que nosso próximo item na lista).
4. Cuidado com as movimentações durante o inventário patrimonial
Em algumas empresas, as movimentações de bens fazem parte da dinâmica operacional da empresa, entretanto, durante o inventário físico essas movimentações, quando executadas sem nenhum controle, podem causar aumento do número de sobras.
Para minimizar esse problema, devem ser adotados procedimentos de comunicação de movimentação de bens e para os itens mais críticos, deve ser programado previamente um procedimento de revisão desses itens.
5. Atualização do resultado do inventário
Outro problema comum é quando as empresas não se preocupam com a atualização do resultado final do inventário no sistema de origem.
E aí reside uma grande ameaça, pois alguns sistemas necessitam de informações específicas para a atualização do resultado final, mas essas informações precisam ser salvas no início do inventário. Atualizar essas informações no final pode gerar atrasos no cronograma e custos extras.
6. Normas e procedimentos
Embora não obrigatório, é muito recomendável que uma vez que está sendo investido para organizar o imobilizado, esse controle continue após ao término do inventário, portanto recomendamos a confecção de um manual de normas e procedimentos para a manutenção da gestão do ativo imobilizado.
👉 O que é e a importância da política de ativo imobilizado na sua empresa
7. Preparação da base contábil
Uma vez que após o término do inventário físico iremos conciliar com a base contábil, essa base contábil deve estar analítica e ter informações suficientes para a conciliação.
No caso de bases com poucas informações, pode ser necessário uma etapa adicional de pesquisa das NF´s e complemento das informações antes da realização da conciliação.
8. Capacitação
Por último, reforçamos que é muito importante oferecer treinamento para a equipe e preparação dos softwares auxiliares (no caso de o inventário ser realizado internamente).
👉 12 passos para colocar sua gestão do imobilizado em ordem
👉 Porque não existe o melhor momento para contratar o inventário patrimonial
👉 Inventário patrimonial: o que é, porque fazer e passo a passo completo
👉 8 erros comuns no inventário físico de bens patrimoniais: aprenda como evitá-los!
Inventário patrimonial de uma empresa: Organize os processos antes de receber o serviço e conte com a ajuda de especialistas para executá-lo
Nesse artigo, citamos 8 procedimentos que devem ser observados pela empresa antes de iniciar a execução do inventário patrimonial, para ajudar a realizar um inventário com sucesso.
Vale ressaltar que para a obtenção de resultados excelentes, a contratação de uma empresa especializada em inventário patrimonial é indispensável.
Quer conhecer mais sobre as etapas do inventário patrimonial de uma empresa e a metodologia de execução da Afixcode? Então não deixe de conversar com um de nossos especialistas e tirar todas as suas dúvidas! Nossos canais principais de atendimento são [email protected], 11 2888-4747 e Whatsapp 11 99252-1782.
