ERP vs Software de Patrimônio: Porque Vale a Pena Investir numa solução específica
Está em dúvida se um software de patrimônio realmente atende às necessidades específicas para sua gestão? Confira neste artigo as principais diferenças entre ERPs e soluções específicas patrimoniais e veja como um sistema especialista é muito melhor para seu negócio.
A gestão do imobilizado vem se tornando cada vez mais importante, independente do tamanho da companhia. Através de um controle bem feito, é possível reduzir custos, economizar e garantir maior controle sobre os resultados da empresa. Entretanto, diversas empresas ainda não tem acesso aos melhores resultados da gestão de patrimônio por não obterem a ferramenta correta.
De acordo com a pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, realizada pela Afixcode em 2020, 46,94% dos gestores respondentes dizem que o maior desafio enfrentado na gestão do patrimônio é justamente não obter um sistema que atenda à todas as necessidades do controle do imobilizado.
Percebemos que este desafio é muito comum, e por isso, neste artigo, vamos apresentar para você qual a importância de obter um software de patrimônio totalmente focado para esta função, e porque os sistemas ERPs comuns do mercado não conseguem atender este tipo de demanda de forma integral.
Confira o que abordaremos neste artigo e continue a leitura.
Porque usar a tecnologia para fazer a gestão patrimonial
Antes de mais nada, é importante conversarmos sobre a importância de aplicar a tecnologia na sua gestão e obter uma ferramenta moderna, para assim digitalizar sua empresa.
Atualmente, diversas empresas estão trabalhando em formato home office devido à pandemia mundial ocasionada pela COVID19, por isso, as ferramentas digitais e em nuvem se tornaram indispensáveis para qualquer negócio, afinal, são elas que garantem a gestão e a comunicação entre equipes, mesmo à distância.
Vamos aos dados: durante a pandemia, o trabalho em casa (ou home office) se tornou o principal modelo de trabalho para 43% das empresas brasileiras, segundo pesquisa feita pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA). Para muitas destas empresas (74%), este formato de trabalho se tornará definitivo, conforme pesquisa feita da Cushman & Wakefield.
Distanciando o pensamento da pandemia e home office por um momento, até o ano de 2023, 86% das empresas do mundo migração seus softwares e aplicativos para formato SaaS (em nuvem), segundo pesquisa feita pela empresa Super Office. Isso quer dizer que sistemas locais (desktop) e qualquer outro tipo de gestão que seja feita fora da nuvem se tornará obsoleta, por isso, é importantíssimo que sua empresa também pense neste ambiente de transformação digital e também se atualize. Falaremos mais sobre as vantagens desta digitalização no fim deste artigo.
👉 9 razões para investir em um sistema de patrimônio
Sistema ERP: as dificuldades para fazer a gestão de patrimônio
Agora pensando no âmbito da gestão do imobilizado, sabemos que ela é extremamente detalhada e pode ser trabalhosa de implantar, principalmente no começo de tudo.
Entretanto, se a empresa depender apenas de ferramentas simplificadas como planilhas ou então somente das generalistas como sistemas ERP, a gestão se torna incompleta e ainda mais trabalhosa, gerando assim muito retrabalho e até duplicidade de dados.
Os sistemas ERP, na maior parte das vezes, são feitos especificamente para a gestão da empresa como um todo, por isso contam com soluções para cada uma das áreas da empresa, como solução para Vendas, Faturamento, Gestão de Compras e Estoque e também a Gestão Contábil. E é aí que começa o problema para a gestão patrimonial.
De acordo com a nossa experiência de mais de 20 anos no mercado de controle patrimonial, notamos que as ferramentas ERP de hoje “empurram” a gestão do imobilizado para dentro da solução contábil, o que faz sentido, afinal, o patrimônio faz parte da contabilidade da empresa. Porém, por se tratar de apenas um “pedaço” da solução contábil, os controles para a gestão patrimonial são sempre incompletos ou ineficazes, afinal, não foram pensados 100% para suprir esta necessidade, ao contrário dos softwares de patrimônio que são desenvolvidos pensando totalmente em cada fase da gestão do imobilizado.
Além disso, como os sistemas ERPs são focados para gestão completa da empresa, muitas vezes as empresas desenvolvedoras focam suas melhorias em outras áreas da solução, como nos controles financeiros e de vendas, por exemplo, e deixam de atualizar a parte contábil (que precisa de muita atualização para continuar seguindo as normas contábeis que sempre passam por alterações).
Por fim, para obter um controle realmente completo do patrimônio da sua empresa e para evitar dificuldades com os sistemas ERPs, nossa recomendação é que você estude e conheça as soluções específicas de patrimônio, que são focadas 100% nesta gestão, como o software de patrimônio Afixpat.
Principais recursos em um Software de Patrimônio
Você deve estar se perguntando: então o que faz o software de patrimônio especialista ser melhor que os sistemas ERPs?
Como comentei no começo do artigo, a gestão de patrimônio pode ser bem trabalhosa por contar com diversas etapas para a adequação das normas da contabilidade. Por isso, o software de patrimônio precisa estar preparado para todas as fases desta gestão, como a fase do inventário, levantamento contábil, conciliação de dados, cálculos contábeis, saneamento, etc.
Por isso, abaixo listamos os principais recursos que fazem o software de patrimônio específico se destacar dos sistemas ERPs.
Mas fique atento: não estamos dizendo que as funcionalidades abaixo são específicas nos software de patrimônio, pois existem ERPs que atendem algumas funcionalidades, mas de forma parcial e ineficaz. Por isso, reforçamos: por mais que seu ERP tenha recursos para gestão patrimonial, certamente ele não será tão abrangente e completo como o software específico de patrimônio.
Continue a leitura para entender melhor cada um dos recursos:
1. Gerenciamento prático de dados e que atende as principais normas contábeis
Com um software de patrimônio específico, você conta com um gerenciamento prático dos seus bens, que permite controle fiscal e gerencial, além de oferecer até mesmo a gestão de moedas estrangeiras. Ou seja, você contará com um sistema multi funções: gestão de multi moedas, empresas, filiais e usuários.
Não se esqueça ainda que com este tipo de solução, você estará sempre seguro da adequação as principais normas contábeis, como 11.638/07, 11.941, 12.973 e CPCs.
2. Maior flexibilidade para a realização de cálculos
Este recurso sem dúvidas deve ser um dos mais importantes, principalmente à equipe de produção que trabalha ativamente realizando e analisando cálculos contábeis.
Com uma solução específica de patrimônio, ao contrário dos sistemas ERPS, os cálculos foram desenvolvidos para serem executados de forma mais flexível possível. Isso quer dizer que você consegue fazer cálculos parciais, por exemplo somente de uma filial, empresa ou só alguns bens selecionados. Em sistemas ERPs isso não é possível.
Outro exemplo é o cálculo de depreciação: com um software de patrimônio, você consegue até mesmo calcular depreciações projetando períodos futuros e gerar relatórios analíticos (por item) ou sintéticos (por filial, moeda, etc).
3. Relatórios mais completos e maior acessibilidade em consultas de informações
De acordo com a pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, 77,03% dos gestores respondentes afirmaram que o patrimônio da empresa é analisado para a tomada de decisões sobre investimentos. Ainda na mesma pesquisa, 80,41% dos respondentes apontaram que os relatórios patrimoniais são analisados pela alta gestão da empresa (proprietários, diretores ou gestores), sendo que em 39,50% essa análise é feita mensalmente.
Ou seja, grande parte das empresas acreditam que os resultados obtidos na gestão de patrimônio são extremamente relevantes para tomadas de decisão, por isso, quanto mais confiáveis e completos forem os dados destes relatórios, melhor.
Em um software de patrimônio específico, é possível emitir relatórios de diversos tipos (analítico de bens, razão auxiliar, balancetes, movimentações de bens, etc.) e também é permitido consultas de informações como saldos contábeis. Ambas as funcionalidades não estão presentes em ERPs comuns.
4. Maior praticidade na movimentação de bens
Talvez você encontre em alguns ERPs a possibilidade, mesmo que parcial, de registrar todas as movimentações de bens e também armazenar alguns históricos. Entretanto, para a gestão eficaz do imobilizado, os softwares de patrimônio específicos vão além e oferecem recursos diferenciados, como movimentações em grupo e a realização de aquisições retroativas com cálculo automático, tornando assim este benefício mais prático e muito mais completo.
5. Possibilidade de Integração com sistema de inventário patrimonial
Por serem softwares especialistas, os bons sistemas de gestão do ativo imobilizado possuem um módulo ou integração com outro sistema de inventário patrimonial que facilita vários processos como o de revisão física, de atualização das movimentações e também na exportação de dados ao final do levantamento.
Com a integração entre estes dois tipos de solução, o processo pode ser acompanhado em tempo real, o que economiza tempo da equipe.
👉 6 motivos para se investir em um software de inventário patrimonial
👉 15 recursos essenciais em um bom software de inventário patrimonial
Você deve ter percebido o quanto o software de patrimônio vai além para este tipo de gestão, certo? Sim, os sistemas ERPs atendem algumas funcionalidades, entretanto, não atendem totalmente, como os sistemas especialistas neste assunto.
De toda forma, citamos todas estas funcionalidades com o objetivo principal de te explicar que:
- É muito importante automatizar os controles da sua empresa e incluir ferramentas que ajudam seu negócio a se desenvolver e crescer
- É essencial que para os setores mais complexos da sua empresa, as ferramentas escolhidas sejam específicas para determinada gestão, como os softwares de patrimônio
Sim, é possível manter alguns controles manuais ou fazer gestão com planilhas, mas estes formatos nunca alcançarão a inteligência que um software especialista oferece. Além de permitir o controle 100% completo do seu imobilizado, este tipo de sistema, caso esteja na nuvem, garante ainda alta disponibilidade dos dados (sua equipe poderá acessar de qualquer lugar), favorecendo assim formatos diferenciados de trabalho, como o home office. Além disso, ainda assegura qualidade e segurança de dados, redução de tempo em tarefas repetitivas, a automatização de rotinas de cálculos e a integração de toda a equipe com o restante dos setores da empresa.
Resumidamente, é essencial que sua empresa estude este tipo de automatização com softwares especialistas, pois ela traz vantagens gigantescas ao negócio e à sua gestão patrimonial.
Teste o Afixpat: Software de Patrimônio da Afixcode
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