10 Razões para Investir em um Sistema de Patrimônio
O sistema de controle patrimonial é um dos pilares da gestão empresarial. Ele abrange todos os aspectos da gestão de ativos, automatiza processos e agrega inteligência para gestores tomarem decisões mais assertivas.
Gerir adequadamente as informações de uma empresa é um fator que permite a otimização de investimentos (economia) e até mesmo prevenção de multas. Por este motivo, o Controle Patrimonial se faz essencial para qualquer tipo de organização, e para ter um monitoramento de qualidade é necessário um sistema de patrimônio.
Neste artigo, vamos entender melhor sobre a importância do controle patrimonial e apresentar 10 razões para investir em um Sistema de Controle Patrimonial. Continue lendo para saber mais!
- Por que é Importante Adotar um Sistema de Patrimônio?
- Razões para Investir em um Sistema de Patrimônio
- 1ª Razão: Conseguir fazer uma pré-diagnóstico
- 2ª Razão: Definir um plano de ação e melhor Gestão Geral do Patrimônio:
- 3ª Razão: Realizar a validação dos dados:
- 4ª Razão: Facilidade em fazer o levantamento físico:
- 5ª Razão: Gerar Relatórios
- 6ª Razão: Fazer o controle societário:
- 7ª Razão: Fácil Integração com o ERP
- 8ª Razão: Programar manutenções preventivas:
- 9ª Razão: Contar com suporte e auxílio frequentes:
- 10ª Razão: Agregar mais inteligência à Gestão de Patrimônio:
- Economize com um sistema de patrimônio
Por que é Importante Adotar um Sistema de Patrimônio?
1. Aspecto Legal:
Falando da parte legal, principalmente as empresas maiores, optantes pelo regime de tributação do lucro real, é necessário manter um bom controle dos imobilizados. Caso a empresa não tenha um bom controle, isso pode acarretar em penalizações tanto para o contador quanto para a empresa.
É importante ressaltar que a legislação brasileira não é fácil. Temos a contabilidade fiscal, para efeitos de imposto de renda, e a contabilidade contábil. Dentro do imobilizado, o sistema de patrimônio deve atender a esses dois cenários, no mínimo. Esse é o primeiro ponto de atenção.
2. Aspecto Organizacional:
Tudo o que não é controlado é passível de maiores perdas. O controle físico é um aspecto fundamental do sistema de patrimônio. É preciso ter um bom controle e implementar políticas eficazes. O sistema de patrimônio fornece o suporte necessário para que essas políticas sejam efetivas, diminuindo o número de perdas e gastos excessivos com a manutenção do imobilizado.
Uma empresa que não tem uma boa gestão do imobilizado terá, provavelmente, um maior custo de manutenção e/ou custos de reposição desses imobilizados.
3. Aspecto Gerencial
Estrategicamente, os gestores precisam ter uma visão completa do imobilizado para tomar boas decisões. Eles precisam saber qual a idade média, como está o estado de conservação dos bens da empresa, entre outros dados sobre os ativos. Um bom sistema de patrimônio vai auxiliar os gestores a unirem as informações para tomarem boas decisões.
Além disso, há outros aspectos a serem considerados. Além dos fatores fiscais e contábeis, empresas que são multinacionais enfrentam desafios particulares da organização. Por exemplo, podem precisar reportar a parte do patrimônio do imobilizado em uma moeda estrangeira ou calcular a depreciação de uma forma diferente do que a contabilidade brasileira. Um bom sistema de patrimônio deve permitir a flexibilidade em calcular a depreciação de diversas formas diferentes.
Portanto, para atender a todos os aspectos citados anteriormente, é essencial contar com uma ferramenta que auxilie nesse processo. Essa ferramenta deve ser um software capaz de controlar o patrimônio de forma integrada, abrangendo os aspectos físico, fiscal, gerencial e contábil/societário. Esse é o objetivo de um bom sistema de controle patrimonial.
Razões para Investir em um Sistema de Patrimônio
1ª Razão: Conseguir fazer uma pré-diagnóstico
Um bom sistema patrimonial ajuda a identificar problemas na contabilidade, para que você possa resolvê-los e melhorar o controle patrimonial.
Por exemplo, um campo de "status do bem" pode ser usado para identificar itens desatualizados ou com problemas.
2ª Razão: Definir um plano de ação e melhor Gestão Geral do Patrimônio:
Um dos benefícios em ter um sistema de controle patrimonial é que ele facilita a definição de ações entre as equipes e projetos, como:
- Determinação e acompanhamento de solicitações para orientar sua equipe: tantos técnicos que realizam o inventário patrimonial quanto os analistas contábeis participantes dos projetos;
- Definição do cronograma de trabalho organizando como ele vai decorrer e por onde irá começar;
- Estabelecimento de quais serão as etapas a serem seguidas;
- Acompanhamento em tempo real do inventário em campo de forma online.
3ª Razão: Realizar a validação dos dados:
Ter a possibilidade de verificar e autorizar um novo cadastro contábil já previamente revisado pelo usuário responsável. Ou seja, realizar um “DE-PARA” feito pelo sistema de forma automática e mais assertiva.
4ª Razão: Facilidade em fazer o levantamento físico:
Ao utilizar um sistema de gestão patrimonial, há a possibilidade de fazer o levantamento físico e revisão de acordo com a base já cadastrada, ou ainda fazer um levantamento do zero utilizando o software como ferramenta principal.
Neste caso, podemos destacar o AFIXINV, o aplicativo Android desenvolvido pela Afixcode, justamente para auxiliar em cadastros iniciais ou em futuras revisões do inventário físico. Veja mais sobre ele no vídeo abaixo:
Além de facilitar todo o processo do levantamento, ele ainda é totalmente integrado aos outros sistemas de gestão patrimonial da Afixcode, como o Afixpat e Afixbase para controle físico dos bens.
5ª Razão: Gerar Relatórios
Ter a possibilidade de listar todos os bens patrimoniais cadastrados, depreciados, conciliados ou as sobras (físicas e contábeis) e assim manter um controle mais assertivo e correto dos ativos.
Além disso, um sistema de patrimônio oferece também a opção de gerar relatórios patrimoniais personalizados, ou seja, de acordo com a vontade do usuário ou a necessidade em cima de um sistema primário já utilizado na empresa.
6ª Razão: Fazer o controle societário:
Além das funcionalidades citadas acima, um bom sistema de patrimônio, conta com recursos para a realização de um controle societário, ou seja, uma visão clara sobre o valor "real" da sua base.
Com isso, é possível saber o valor fiscal para declarar o imposto de renda e, além disso, descobrir o valor em ativos que sua empresa tem, como estão sendo controlados e se poderão recuperar parte desse valor de alguma forma com base em um teste de recuperabilidade “teste de impairment”.
7ª Razão: Fácil Integração com o ERP
Um dos pontos que mais facilita a rotina dos usuários, é a integração do software de patrimônio com o ERP que a empresa utiliza. Essa integração permite que os usuários tenham mais agilidade, não sendo mais necessário uma atualização manual, feita por exportação dos dados.
Além de facilitar a rotina de trabalho na empresa, poupando tempo do colaborador, esse recursos evita que erros sejam cometidos devido a uma atualização manual, bem como ajuda a manter os dados mais atualizados no ERP.
8ª Razão: Programar manutenções preventivas:
Uma das razões para se contratar um bom sistema de patrimônio é poder contar com um suporte técnico ao seu lado. Ou seja, qualquer questão, dúvidas ou auxílio que necessite, poder contar com uma boa equipe qualificada a quem possa recorrer, é de suma importância, pois não adianta ter um bom software se não souber manusear e não ter a quem pedir ajuda.
Por isso, quando for escolher o sistema, não deixe de verificar como é o suporte dele, se a empresa que o desenvolveu é uma empresa confiável e se lhe dá segurança quanto a isso.
9ª Razão: Contar com suporte e auxílio frequentes:
Uma das razões para se contratar um bom sistema de patrimônio é poder contar com um suporte técnico ao seu lado. Ou seja, qualquer questão, dúvidas ou auxílio que necessite, Poder contar com uma boa equipe qualificada a quem possa recorrer, é de suma importância, pois não adianta ter um bom software se não souber manusear e não ter a quem pedir ajuda.
Por isso, quando for escolher o sistema, não deixe de verificar como é o suporte dele, se a empresa que o desenvolveu é uma empresa confiável e se lhe dá segurança quanto a isso.
10ª Razão: Agregar mais inteligência à Gestão de Patrimônio:
O uso de sistemas de gestão patrimonial é uma tendência cada vez mais forte nas empresas, pois oferece uma série de benefícios, como a automatização de tarefas, a otimização de processos e a geração de informações valiosas para a tomada de decisões.
De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, 85,4% das empresas já utilizam algum tipo de sistema de gestão patrimonial. Dessas empresas, 52,1% optam por utilizar o módulo de gestão patrimonial do ERP já utilizado no negócio, enquanto 25,2% optam por um sistema especialista adquirido ou licenciado de uma empresa terceirizada.
Outro dado importante é que apesar da cultura empresarial ser apontada como maior desafio para a maioria dos profissionais participantes da pesquisa, ao analisarmos as respostas apenas das empresas onde há o envolvimento da alta gestão, o maior desafio passa a ser o sistema patrimonial. Somado a isso, percebemos que o tipo de software patrimonial mais comum, principalmente em empresas de grande porte, é o módulo do ERP.
Assim, podemos constatar que muitos profissionais podem estar perdendo muito em termos de otimização de rotinas e deixando de agregar inteligência ao processo devido a softwares generalistas, que muitas vezes se mostram pouco preparados para os desafios que a gestão patrimonial exige na prática.
Economize com um sistema de patrimônio
Com base nos pontos apresentados neste artigo, podemos concluir que um sistema de patrimônio que abrange todas as etapas da gestão do imobilizado é uma ferramenta essencial para que uma empresa possa melhorar o seu controle patrimonial.
Utilizando um bom software de patrimônio, a empresa consegue colocar em prática um controle patrimonial mais eficaz, correto e proporcionando uma economia de recursos, ao não realizar compras desnecessárias, não perder dinheiro por não realizar as manutenções preventivas ou até mesmo evitar perdas e furtos de equipamentos.
Por isso, aproveite para conhecer o Afixpat, Sistema de Controle Patrimonial da Afixcode, que abrange todas as demandas da gestão do imobilizado, desde o controle contábil, fiscal e societário até a confiabilidade dos cálculos de depreciação para atendimento às normas e leis.
Assista o vídeo e entenda mais a solução:
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