6 Recursos de um Sistema de Controle de Ativos Essenciais para Melhorar seu Controle Físico dos Bens
Tem encontrado dificuldades para controlar os ativos imobilizados da sua empresa? Seu negócio tem crescido e você começou a perder o controle dos seus bens utilizando anotações manuais ou em planilhas de dados? Quer tornar seu controle físico de ativos mais organizado e não sabe por onde começar?
Esse e outros problemas são muito comuns em pequenas e médias empresas, que iniciam seus controles de bens em planilhas de dados mas com o crescimento do negócio começam a perceber diversas dificuldades que vêm junto com o aumento do número de colaboradores e de ativos que precisam ser controlados.
Nesse contexto, administrar os bens da empresa pode parecer um grande desafio e então o uso de ferramentas especializadas torna-se essencial para se manter o controle dos bens efetivo e além disso, otimizar toda a gestão dos ativos.
Sim, é possível eliminar de vez o processo manual na gestão dos seus bens, nada de papéis, sem dezenas de planilhas confusas no excel e nem horas perdidas tentando entender o trabalho deixado por outra pessoa que saiu.
O uso de um sistema de controle de ativos pode solucionar todos esses problemas e tornar toda a operação de controle patrimonial mais fluída e padronizada.
Mas, como escolher corretamente um sistema para controlar seus ativos?
Pensando nessa dúvida, que é comum a muitos empreendedores, preparamos esse artigo listando 6 principais recursos que um bom software de controle de ativos precisa ter para permitir que você obtenha os melhores resultados na sua gestão. Continue lendo e confira!
Recursos que o Sistema de Controle de Ativos precisa para otimizar sua gestão física dos bens
1. Acesso On-line
A facilidade de se utilizar de uma ferramenta com acesso on-line para controlar a gestão do seu ativo pode trazer diversos benefícios para o gestor e para todos os usuários que precisam acessar as informações sobre os bens da empresa.
Ao invés de depender de um software instalado localmente nos computadores dos usuários, cada um pode acessar a ferramenta em qualquer tipo de dispositivo que tenha acesso à internet, incluindo tablets e celulares. Além disso, a ferramenta com armazenamento em nuvem viabiliza a unificação dos dados em somente um lugar e o controle multi filiais (vamos explicar no item 4).
2. Integração com Software de Inventário Físico Patrimonial (Coleta de Dados)
Como sabemos, o inventário físico patrimonial é uma etapa muito importante do controle de ativos. Nessa etapa que é feita a coleta em campo dos bens patrimoniais e esses dados que são inseridos no software para dar continuidade na gestão.
Por isso, quanto mais fácil é o processo de importação dos dados coletados no inventário em campo, mais otimizado se torna toda a gestão patrimonial. Assim, a integração com outros aplicativos ou softwares usados para o inventário físico é um recurso que pode poupar muito tempo e também agregar inteligência ao seu inventário.
Esse é um recurso que a Afixcode desenvolveu para o Afixbase, software de controle de ativos, que é totalmente integrado ao Afixinv, software de inventário patrimonial.
No Afixinv, é possível fazer a coleta de todos os dados dos ativos, incluindo a leitura de código de barras e captação de fotos atreladas ao bem. Já no Afixbase, esse acompanhamento do inventário pode ser feito em tempo real, ou seja, com integração on-line dos dados do inventário o gestor acompanha ao vivo a atualização dos dados coletados pela equipe em campo.
Esse recurso permite ao responsável pelo inventário uma visão real de como tudo está ao decorrer do serviço, sendo que em muitos dos casos só se teria essa visão no final do projeto. Isso permite que ao invés de erros serem corrigidos somente após semanas ou meses, ele pode reparar problemas durante o processo.
3. Emissão e Controle do Termo de Responsabilidade
Um dos desafios mais comuns que surgem com o crescimento do número de funcionários e de ativos é saber exatamente com qual colaborador está cada bem, não é mesmo?
Imagine como seria mais fácil sempre saber quem é o responsável de cada bem da sua empresa, ou seja, tudo que for um bem físico de sua empresa e sair de dentro dela, será responsabilidade de quem retirou. Mais do que isso, ter dentro do sistema de controle de ativos, um termo de responsabilidade, que pode ser facilmente emitido e impresso para que os responsáveis assinem e tudo fique devidamente registrado na ferramenta.
O uso do termo de responsabilidade reduz significativamente o extravio e o mal uso de itens sem responsáveis, algo que notamos (infelizmente) ser comum dentro das empresas ao longo dos nossos 18 anos de mercado.
Tendo um bom controle, e fazendo a utilização desse recurso, a longo prazo, você terá uma diferença positiva e expressiva nas finanças do seu empreendimento. Afinal, aquilo que não se perde, não se repõem, e o que não se repõem, não se gasta.
4. Controle Centralizado de Todas Filiais e Locais
Outro desafio muito comum de empresas que possuem mais de uma filial é manter o controle de ativos centralizado e de fácil acesso para o gestor responsável. Um bom software de controle de ativos permite que você faça o controle de todos os itens da sua empresa, mesmo que tenha diversas filiais espalhadas, tendo a possibilidade de determinar um responsável por cada setor e filial.
Ou seja, com a ferramenta torna-se possível controlar todos os seus bens, dentro e fora da empresa matriz, e designar colaboradores em outras filiais para serem responsáveis na entrada e saída do bem, utilizando o termo de responsabilidade, como citado no item anterior. Com isso, é possível ter o controle micro e macro de toda a empresa na palma da mão.
Esse recurso do sistema, além do custo-benefício de não necessitar adquirir licenças individuais para cada filial, facilita todo o processo de implantação. Imagine o trabalho que seria instalar um software em cada filial da sua empresa, ter diversos responsáveis, inúmeros gerenciadores, etc.
A chance de dar errado sem uma centralização é muito grande. Por isso, é essencial ter um software que permita o controle de várias filiais tanto para diminuir seus custos gerenciais quanto para tornar mais prático o controle do seu patrimônio.
5. Importação e Exportação de Dados
Um receio muito comum em gestores é a respeito do trabalho para migração dos dados dos ativos e integração com as ferramentas que a empresa já utiliza. Realmente, reescrever todas as informações que você já tem em suas planilhas ou não conseguir extrair os dados para seu sistema ERP seria um grande problema na sua gestão.
Por isso, é essencial que o sistema de controle de ativos tenha bons recursos tanto para a importação de dados de planilhas ou software que você já utiliza atualmente, bem como a exportação em planilhas com todas as informações dos ativos. Esse recurso é um dos pontos que mais pode te ajudar a diminuir o tempo perdido com processos manuais.
6. Cadastro de Fotos e Documentos do Ativo
No controle de ativos é muito comum que somente com a descrição técnica fique difícil de saber de qual bem se está falando. Tanto por alguns bens como máquinas e equipamentos serem muito específicos (e somente pessoas especializadas na área conseguem reconhecer o bem somente pela descrição), quanto por alguns bens terem descrições bem parecidas apesar de fisicamente serem bem distintos, isso ocorre com diversos itens de escritórios como mesas, móveis e cadeiras. Às vezes, por mais detalhada que seja uma descrição, não se consegue saber exatamente de qual se trata.
Por isso, um recurso muito importante que um bom sistema de controle de ativos deve ter é a possibilidade de inclusão de fotos e documentos do bem. Assim, a identificação visual por fotos permite que o responsável tenha uma informação a mais a respeito do ativo e seja evitado qualquer tipo de confusão.
Esse recurso também permite que sejam adicionadas fotos de documentos, como a nota fiscal do bem, deixando sempre à mão essa importante informação que pode ser utilizada até mesmo para acionar a garantia junto aos fornecedores, sem a necessidade de de perder tempo buscando em arquivos físicos esse documento.
Aumente a chance de crescimento da sua empresa e tenha alta performance quando o assunto é controle de bens imobilizados
Sua empresa ainda utiliza planilha para fazer o controle de ativos? Ou você está utilizando um sistema que não atende as suas atuais necessidades? Como vimos nesse artigo, você pode ser beneficiar (e muito) de um Sistema de Controle de Ativos que conta com todos esses recursos listados.
O Afixbase, um de nossos softwares, foi desenvolvido para pequenas e médias empresas em crescimento, que visam cada vez mais impactar a sociedade e a economia com seus resultados, entregando uma administração moderna, eficiente e prática. Desenvolvido com toda a experiência da Afixcode na gestão patrimonial, ele visa encontrar todas as falhas possíveis na gestão de ativos, e eliminá-las ou pelo menos reduzir o tempo gasto em cada desafio.
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