8 Motivos para Largar a Planilha de Controle de Ativos e Investir num Software de Patrimônio
Você já faz o controle de ativos na sua empresa mas percebe que as informações estão ficando perdidas e fora dos padrões? Sua planilha está tão grande e bagunçada que você já não sabe mais como continuar fazendo a análise do seu patrimônio? Então este artigo é para você.
Sim, planilhas de controle de ativos ajudam muito quem está começando neste mundo na gestão patrimonial, afinal, ela é uma ferramenta simples e é possível encontrar de forma fácil em vários computadores.
Entretanto, as planilhas ajudam até uma certa fase da sua empresa. A partir do momento que seu negócio cresce, o número de dados também cresce, sua planilha fica maior, mais colaboradores têm acesso a ela, mais cópias desta planilha são feitas, muitos dados vão ficando para trás e desatualizados…. Enfim, vai gerando uma bola de neve, mas que pode ser facilmente evitada.
Os softwares de gestão de ativos entram para otimizar todos os processos de controle patrimonial.
Veja os principais motivos para largar suas planilhas de ativos agora mesmo e implementar um sistema de ativos em sua empresa!
1.Você não perderá mais dados entre colaboradores e suas planilhas
Vamos imaginar que exista apenas uma pessoa que faz o controle de ativos na sua empresa, e que ela usa uma planilha para cadastrar todos os bens e fazer a gestão no geral.
Este colaborador acabou fazendo algumas cópias desta planilha e foi guardando em seu computador, algumas com dados e comentários adicionais, seguindo uma rotina de trabalho que ele mesmo criou para atualização destas planilhas.
Agora, imagine que este colaborador saia da empresa e que infelizmente não passe estas informações para a próxima pessoa que ficará no lugar dela.
E agora? Onde estão as planilhas de gestão? Qual das planilhas é a correta? Qual o procedimento para gerenciar os ativos?
Pois bem, conseguiu perceber que este é um problema bem grave mas que poderia acontecer em qualquer empresa?
É aí que um sistema de gestão de ativos entra: você pode dar um usuário diferente para várias pessoas, criar perfis de acesso diferentes, saberá exatamente onde os dados estão e como cadastrá-los, afinal, após implantar um sistema, você sempre terá um mesmo padrão para ele que pode ser repassado facilmente para qualquer colaborador.
2. Você terá todos os dados unificados e organizados em um só lugar
Sabe quando você tem uma equipe (ou várias equipes!) modificando frequentemente uma planilha em comum? Pois bem, e se um dos colaboradores faz uma cópia desta planilha e começa a inserir dados importantes apenas em sua própria cópia?
Você percebe o problema? Nem todo mundo da equipe, nem mesmo o gestor, terá fácil acesso a estes dados, afinal, o colaborador copiou para seu próprio computador.
E quando você precisa analisar as informações de um determinado ativo mas a planilha tem tantas colunas e está tão cheia de dados que fica difícil examinar e tirar insights dela?
Com uma ferramenta com armazenamento em nuvem e também com controle multi filiais estes problemas não existirão. Afinal, a nuvem permite a unificação de todas as informações, independentemente se sua empresa tem apenas uma unidade ou mesmo 200 filiais: o controle estará sempre seguro e os dados agrupados no sistema. Por isso, ele torna-se tão importante.
Além disso, apenas com um sistema você consegue obter uma organização dos seus dados muito mais simples e fácil de acessar, possibilitando a filtragem dos mesmos, além da emissão de gráficos e relatórios da maneira que você preferir.
3. Você poderá evitar o retrabalho e cadastros incompletos
Como já citado, uma planilha acaba gerando dados repetidos, afinal, pode ser que uma descrição ou nome do mesmo esteja escrito de formas diferentes, gerando uma duplicidade e consequentemente o retrabalho de organização e edição das informações.
Ou então, pode ser que mais de um colaborador cadastre as mesmas informações. Você acha que uma planilha vai alertá-lo de forma automática sobre esta duplicidade?
Outro problema também seria a falta de informações importantes: por mais que existam explicações ou mesmo treinamentos explicando a forma correta de cadastrar um ativo na base, no final do dia, sempre faltarão dados importantes que alguém deixou de incluir.
Em um sistema de controle de ativos, ao contrário da planilha, você consegue configurar as informações que considera importantes para o preenchimento e obrigar todos da equipe a completarem os cadastros de forma correta, para que nenhuma descrição fique faltando.
4. Você poderá fazer o armazenamento de imagens e documentos
Já se deparou com aquele descritivo técnico de um bem que você não faz ideia de como ele é fisicamente? Com um sistema que tenha a opção de imagens no cadastro você poderá inserir fotos a fim de facilitar a identificação visual e até física do bem.
Outra funcionalidade que poderá auxiliá-lo em um sistema é a opção de adicionar a nota fiscal dos dados aquele bem adquirido. Para isso, basta salvar a nota fiscal como imagem e relacioná-la ao cadastro do bem. Desta forma, você terá sempre a mão aquela informação que poderá suprir demandas como por exemplo dados para acionar uma possível garantia do bem junto ao fornecedor, e tudo isso sem a necessidade de buscar em arquivos físicos.
5. Você conseguirá monitorar seu patrimônio em tempo real
Fazer o inventário com a ajuda de uma planilha pode tornar seu trabalho muito mais difícil, longo, e o pior: você só saberá o resultado de tal levantamento ao final do dia ou até mesmo depois de vários dias de trabalho da sua equipe.
Bons sistemas de gestão de ativos ajudam você em tempo real, afinal, os dados estão sendo gravados automaticamente na nuvem, e esta base de dados pode ser acessada de qualquer lugar, por qualquer pessoa que esteja cadastrada no sistema.
A grande vantagem também é que quando a empresa tem um sistema de controle de ativos bom, ela conseguirá também integrá-lo à um sistema para inventário, que permite a atualização também em tempo real da sua base de ativos cadastrados.
Ou seja, se você é gestor de um projeto de inventário e precisa saber como está o trabalho de levantamento da sua equipe que está em campo, basta olhar no sistema e ver os ativos sendo atualizados em tempo real.
6. Você não precisará gerar gráficos manualmente
Muitas pessoas têm a expertise de criar gráficos no Excel, mas e se você não souber?
Em vez de investir um tempo precioso aprendendo como montar um gráfico, baixando modelos na internet ou vendo vídeos de pessoas gerando gráficos em planilhas, você pode simplesmente conhecer um sistema que tenha uma página inicial (dashboard) que já te apresente gráficos completos com todas as informações importantes dos seus ativos, como:
- qual valor atual do seu ativo;
- quantos bens existem no seu patrimônio;
- o status do seu inventário;
- quantos bens já foram revisados;
A grande vantagem aqui é ter sempre gráficos atualizados em tempo real de forma fácil, pois eles estão sempre acessíveis na dashboard do sistema.
7. Você evitará formatações e processos manuais
Em planilhas, você sempre precisa formatar os dados de acordo com o formato já existente do documento, e muitas vezes levamos um tempo apenas para fazer estas configurações e deixar a “cara” da planilha do jeito que queremos.
Além disso, você não precisará se importar com longos processos manuais, longas fórmulas e edições mirabolantes do seu documento. Um sistema já faz tudo isso por você de forma automática.
8. Você terá sempre um modelo de termo de responsabilidade acessível
Um grande diferencial de ter um sistema, principalmente se ele for o Afixbase, é ter disponível um campo para emissão de termo de responsabilidade.
Este termo pode ser modificado no sistema sempre que você desejar e ele serve para que os colaboradores estejam cientes e de acordo com os ativos que estão na responsabilidade dos mesmos. Ou seja, você emite este termo e pede para que os responsáveis assinem.
Largue sua planilha de controle de ativos para ver a sua empresa crescer
Sabemos bem como uma planilha é uma ferramenta essencial no começo da gestão de ativos, mas como você pode perceber durante cada um dos tópicos deste artigo, ela não será a melhor opção para sempre.
Conforme o tempo passa, o ativo imobilizado de uma empresa vai ficando mais complexo e uma planilha não traz a mesma segurança que um sistema de gestão de ativos. Somente com uma solução online para fazer tal gestão, você terá a liberdade de dar acesso há várias pessoas de uma equipe e mesmo assim não perder o controle dos dados, ter informações do inventário em tempo real e o melhor: ter gráficos visuais no momento que quiser, sem se preocupar com formatações e fórmulas complicadas.
Se existe uma ferramenta que vai melhorar o seu dia a dia de trabalho, por que não testá-la? Você verá como a gestão do ativo estará muito melhor controlada e poderá notar de forma fácil o crescimento da empresa, acessando relatórios quando quiser e usando as variáveis que quiser.
Não deixe que mais dados importantes dos seus bens se percam, nem deixe suas informações cadastrais fora de um padrão, e também pare de deixar o retrabalho acontecer na sua equipe.
Não perca tempo e experimente o sistema Afixbase hoje mesmo! Você terá acesso por 30 dias, sem precisar inserir cartão de crédito.
