8 erros mais comuns na implantação do RFID para o Controle Patrimonial
O uso da tecnologia de Identificação por Radiofrequência (RFID) para o Controle Patrimonial marca uma evolução significativa em relação às práticas convencionais baseadas em etiquetas de alumínio. Ela oferece uma gama de vantagens em termos de eficiência, precisão e automação na gestão de ativos.
Dando continuidade ao tema RFID, neste artigo irei abordar os erros mais comuns na implantação do RFID para o Controle Patrimonial. Gostaria de ressaltar inicialmente que essas considerações são fruto da nossa própria experiência em diversos projetos utilizando etiquetas RFID, bem como baseado em relatos de nossos clientes.
Assim, o objetivo principal desse artigo é orientá-lo a como implantar com sucesso o RFID em sua empresa para projetos de controle de bens do ativo imobilizado. Confira os principais erros:
- Erro 1: Etiqueta sem Impressão - Informações de redundância (Nº bem e código de barras)
- Erro 2: Gravação das tags no ambiente de produção
- Erro 3: Aquisição de tags pelo custo sem avaliar a distância de leitura
- Erro 4: Tentar esconder as tags e não padronizar o local de colagem
- Erro 5: Fixação de um único tipo de Tag (Ex: tag não metal para equipamentos eletrônicos)
- Erro 6: Impressão de tags localmente sem o acabamento de proteção da impressão adequado
- Erro 7: Emplaquetar os bens com RFID, mas a não adquirir softwares e leitores compatíveis
- Erro 8: Falta de Manutenção do Projeto - Novas Imobilizações
- Quando Implantar o RFID para Gestão do Imobilizado?
- Conclusão: Avalie As Vantagens E Desvantagens Do Rfid Conforme As Necessidades Do Seu Projeto
Erro 1: Etiqueta sem Impressão - Informações de redundância (Nº bem e código de barras)
Algumas pessoas podem perguntar "Por que colocar numeração e o código de barras em uma etiqueta de RFID se a leitura é por radiofrequência?" Por favor, acredite em mim, você irá se arrepender se não fizer isso.
O primeiro motivo e o mais óbvio é que existem situações que as pessoas irão precisar saber o número de um ativo. Considere o seguinte cenário: você possui um notebook com uma etiqueta de RFID, e precisa fornecer o número do ativo para um serviço de manutenção. Ao olhar para a etiqueta, você não obtém nenhuma informação visível. Para descobrir o número do ativo, seria necessário usar um leitor de RFID, o que pode ser pouco prático e pouco produtivo para tarefas simples do cotidiano.
O segundo motivo, é porque quando existem várias tags uma próxima a outra não é 100% de garantia que a leitura será da tag mais próxima, assim a conferência visual é extremamente recomendável para se evitar erros
Já o terceiro motivo é por redundância (garantia). É melhor ter 3 formas de leitura da tag (visualmente, pelo código de barras e pelo RFID) do que apenas uma. Portanto, recomendamos que as etiquetas contenham informações visíveis, como o código de barras ou um número identificador, gravado diretamente na parte visível da etiqueta. Isso facilita os processos diários e torna a gestão mais eficiente e segura.
Erro 2: Gravação das tags no ambiente de produção
Deixar para realizar a gravação de uma TAG de RFID no momento em que o inventário está sendo realizado não é uma das tarefas mais simples, além de ser um processo que levará muito mais tempo no levantamento inicial.
Para garantir o sucesso do projeto, é importante considerar como as tags de RFID são gravadas. É possível realizar essa gravação com um leitor móvel, diretamente no ambiente onde o bem está localizado. No entanto, é crucial controlar esse processo adequadamente para evitar erros futuros. Se a potência do equipamento não for ajustada corretamente, há o risco de gravar não apenas a tag desejada, mas também tags próximas. Isso pode levar a confusões e problemas no futuro.
Por isso, recomendamos adquirir tags de RFID prontas, com o chip gravado, acabamento personalizado e devidamente protegidas. Dessa forma, ajuda a garantir a precisão e eficácia do projeto.
Erro 3: Aquisição de tags pelo custo sem avaliar a distância de leitura
No mercado, há uma variedade de tipos de tags disponíveis, incluindo algumas opções bastante acessíveis. No entanto, é importante observar que essas tags econômicas geralmente têm uma distância de leitura limitada.
Portanto, ao planejar um projeto de RFID, é essencial considerar diversos fatores, como a distância média desejada para leitura. Isso dependerá significativamente do ambiente em que as tags serão utilizadas, da potência do leitor e da localização das tags.
É extremamente recomendável a execução de testes de leitura em campo antes da definição do tipo de tag a ser adquirida.
Erro 4: Tentar esconder as tags e não padronizar o local de colagem
Como foi mencionado anteriormente, o local de colagem influenciará na distância de leitura da tag. E apesar de ser uma tendência entre as empresas tentar esconder as etiquetas de RFID, o mais recomendável é, antes de tomar essa decisão, ter em mente as vantagens e as desvantagens dessa prática.
Minha recomendação, em termos gerais (mas não entenda como uma regra), é para não esconder. Isto é, preferencialmente cole as etiquetas RFID em locais visíveis e/ou de fácil acesso, assim como as placas de alumínio com código de barras.
Em geral, para maximizar a distância de leitura das tags, recomendamos que elas sejam fixadas nas extremidades dos objetos. Se a tag for colocada no centro do objeto, ela ainda será lida, mas a distância de leitura pode ser reduzida.
Erro 5: Fixação de um único tipo de Tag (Ex: tag não metal para equipamentos eletrônicos)
Primeiramente, se para as placas de alumínio poderíamos considerar um “único produto”, para o RFID temos diversas opções de tipos de etiquetas.
Quando estamos falando da implantação de RFID para controle de ativos, é comum encontrar dois tipos básicos de tags: uma para bens metal e outra para bens não metal. No entanto, em alguns casos, recomenda-se considerar a utilização de 3 a 4 tipos diferentes de tags.
Em ambientes mais desafiadores, como aqueles sujeitos a condições agressivas, pode ser necessário optar por tags com encapsulamento reforçado, capazes de resistir à umidade e a temperaturas elevadas.
Vale lembrar que dentro de uma etiqueta de RFID existe um “chip” e uma antena. E assim como qualquer componente eletrônico, existem alguns cuidados que devem ser tomados, pois uma vez danificado o “chip” a tag não será mais lida e deverá obrigatoriamente ser substituída.
Portanto, é importante reconhecer que, em um projeto de implantação de RFID para controle de ativos, é provável que sejam necessários múltiplos tipos de tags.
Tentar utilizar apenas um tipo de tag para todos os bens geralmente não será eficaz, sendo necessário adaptar a escolha da tag de acordo com as necessidades específicas de cada tipo de ativo e ambiente."
Erro 6: Impressão de tags localmente sem o acabamento de proteção da impressão adequado
Algumas impressoras permitem a impressão de tags de RFID em rolos, o que pode ser útil em situações de estoque com alta rotatividade. No entanto, ao lidar com ativos imobilizados, com vida útil superior a um ano, é crucial garantir um acabamento adequado para as tags.
Isso significa que as tags devem ser impressas em uma impressora de qualidade e protegidas com resina ou película de proteção. Caso contrário, as informações nelas contidas podem se deteriorar ao longo do tempo devido à limpeza ou simplesmente à passagem do tempo.
Portanto, ao lidar com ativos imobilizados, é essencial dedicar atenção especial à qualidade da impressão e à aplicação de uma camada protetora durável.
Erro 7: Emplaquetar os bens com RFID, mas a não adquirir softwares e leitores compatíveis
Um equívoco bastante frequente ocorre quando empresas implementam a tecnologia RFID para realizar o inventário, mas não seguem adiante com o processo. Isso acontece quando elas deixam de adquirir o software necessário e os leitores de RFID.
Como resultado, durante uma revisão subsequente, todo o investimento inicial se perde. Vale ressaltar que investir em tags de RFID que permitem leituras em lote, mas não ter os leitores e o software correspondentes, não faz sentido.
É crucial ter um software de inventário compatível com a tecnologia RFID para garantir a continuidade e facilitar as revisões. Nosso software, o Afixinv, é compatível tanto com a leitura de códigos de barras quanto com RFID, proporcionando uma solução abrangente.
Além disso, oferece diversos filtros que otimizam o desempenho durante a revisão de ativos imobilizados. Outra vantagem é a integração do nosso software com diversos sistemas ERP, tornando-o uma opção completa e preparada para a tecnologia RFID.
Portanto, é crucial entender que um projeto de RFID é um conjunto integrado de tecnologias e recursos. Estamos em um processo de conscientização do mercado sobre a importância de considerar o projeto de RFID como um todo.
Erro 8: Falta de Manutenção do Projeto - Novas Imobilizações
O último erro está relacionado a não dar continuidade ao tagueamento utilizando as etiquetas RFID para todos os novos bens adquiridos após a realização do inventário patrimonial.
Isto porque os novos ativos também precisam estar devidamente registrados no sistema contábil e identificados com as etiquetas RFID para que a empresa não deixe de ter os ganhos reais que a tecnologia proporciona na situações de revisões futuras do imobilizado.
Caso a empresa não cadastre e fixe as tags nos novos bens, estes vão acabar se misturando com os bens que possuem a tag RFID e numa situação futura de revisão do inventário, numa leitura em lote, não será possível identificar os bens que possuem ou não tags, sendo necessária uma verificação individual e manual por parte do técnico. Com isso, todo o ganho de eficiência gerado pela adoção do RFID seja "jogado fora".
Quando Implantar o RFID para Gestão do Imobilizado?
Para que a implantação do RFID gere ganho reais e economia de tempo nas revisões físicas do imobilizado, é fundamental que a empresa se encaixe em algum dos cenários:
Empresas com Política de Imobilizado Estruturada:
São empresas que já têm todos os principais processos de gestão dos ativos bem estruturados. Isto significa que a organização possui uma política de imobilização de novos bens, em que todos os novos ativos adquiridos sempre são cadastrados no sistema e tagueados antes de serem movidos para o local final.
Sem essa organização, numa situação de revisão física no futuro, a empresa perderia todo o benefício do uso das etiquetas RFID. Isso porque ocorreria de existirem bens com tags (que receberam a tag no momento do inventário) misturados com bens sem tags (que foram comprados após a data da realização do inventário).
Neste cenário acima, caso seja realizada uma leitura em lote dos ativos, não seria possível identificar qual bem está tagueado e qual não está. Com isso, perde-se a eficiência da tecnologia RFID e o técnico responsável pela revisão teria que verificar individualmente cada bem para descobrir qual deles possui ou não a etiqueta.
Empresas que Desejam Melhorar Rotinas da Gestão do Imobilizado após a Mudança para RFID:
O segundo cenário em que podemos recomendar a implantação das etiquetas RFID é no caso de empresas que desejam realizar o inventário patrimonial e identificar todos seus ativos com RFID e após isso implantar rotinas internas que irão dar continuidade a gestão do imobilizado.
Ou seja, empresas que estão buscando reestruturar seus processos de gestão do imobilizado e que a partir do momento que migrarem para a identificação por RFID irão ter processos mais bem estruturados para a imobilização de novos bens. Isto inclui ter uma pessoa responsável pela imobilização dos novos bens, cadastro contábil deste no sistema e fixação da tag RFID antes deste ativo ser movido para o local final.
Conclusão: Avalie As Vantagens E Desvantagens Do Rfid Conforme As Necessidades Do Seu Projeto
Com este artigo, esperamos ter fornecido uma visão mais clara e abrangente sobre a tecnologia RFID e seus potenciais benefícios no controle patrimonial. É importante reconhecer que o RFID apresenta uma série de vantagens, juntamente com suas próprias limitações e desafios. Embora seja uma solução promissora em muitos cenários, é crucial avaliar cuidadosamente a adequação desta tecnologia para o seu contexto específico.
Ao considerar as características e necessidades do seu projeto, você estará mais preparado para tomar decisões informadas e maximizar o sucesso na implementação do RFID.
Interessado em entender melhor como a tecnologia RFID pode ser implementada de forma eficaz na gestão do seu ativo imobilizado? Entre em contato com um dos nossos especialistas para obter esclarecimentos. Você pode nos contatar pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone (11) 2888-4747.
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